Mỗi ngày, Tạ Thanh Hương (FPT Apple, FPT Distribution) phải xử lý hàng trăm đơn hàng. Muốn xuất được hóa đơn, chị phải tạo một yêu cầu triển khai (YCTK) bằng file Excel chứa thông tin khách hàng, ngày công nợ, địa chỉ hóa đơn, địa chỉ giao hàng, thông tin hàng hóa…. sau đó tải lên module quản lý yêu cầu triển khai của KMS để kế toán thực hiện xuất đơn hàng.
 |
| Ban Công nghệ Thông tin của FPT Trading được thành lập từ năm 2013 nhằm thể hiện quyết tâm tin học hóa của đơn vị. |
Công đoạn đó mất khoảng 7-10 phút. Để xử lý 100 đơn hàng mỗi ngày, chị gần như mất trọn một ngày. Sau đó, chờ các bộ phận khác dựa trên yêu cầu để duyệt công nợ, xuất hóa đơn chuyển bộ phận triển khai giao hàng cho khách hàng. “Mỗi lần đi công tác rất bất tiện, bởi tôi không thể thực hiện được các thao tác khi di chuyển trên xe. Nếu máy tính không truy cập được VPN để tải lên KMS thì hầu như tôi không làm được việc, nhiều đơn hàng bị tắc”, chị Hương cho biết.
Tuy nhiên, đó là câu chuyện của một năm trước. Từ tháng 1/2015, FPT Trading đưa hệ thống bán hàng (FTG SM) vào ứng dụng. Bộ phận của chị Hương là nơi được thí điểm đầu tiên.
Không giống trước kia, giờ chị Hương chỉ cần triển khai trên Hệ thống bán hàng FTG Salesman (FTG SM) các thông tin chính xác theo Oracle… Sau khi gửi đơn hàng, hệ thống sẽ tự động kiểm tra hàng tồn kho, còn các bộ phận liên quan sẽ duyệt ngay trên FTG SM mà không cần phải check lại các đơn vị.
“FTG SM giúp tôi tiết kiệm được một nửa, thậm chí 2/3 thời gian so với trước đây. Nếu phải đi công tác, chỉ cần bật 3G ở điện thoại hay máy tính bảng là có thể nhập được dữ liệu ngay lên hệ thống”, chị nhận xét.
Trưởng Ban Công nghệ FPT Trading Trần Hữu Đức cho rằng, đối với công ty thương mại như FPT Trading, quy trình bán hàng và xuất hàng là phần lõi quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến kinh doanh và doanh số của đơn vị.
 |
| Phần mềm FTG SM giúp giảm thiểu phần lớn thao tác phức tạp, mất thời gian cho nhân viên kinh doanh của đơn vị. |
Trong khi đó, quy trình cũ bộc lộ nhiều hạn chế như không hỗ trợ người dùng các tính năng cần thiết để xử lý đơn hàng; chạy chậm; nhân viên kinh doanh phải ngồi trên máy tính để tạo yêu cầu; khó theo dõi và phân chia công việc in hóa đơn; chưa kiểm soát được việc trừ thưởng cho khách hàng trên đơn hàng.
Năm 2013, Ban công nghệ FPT Trading được thành lập, thể hiện quyết tâm của đơn vị trong việc hiện đại hóa quy trình phân phối. Cuối năm 2014, Ban bắt tay vào tin học hóa để tối ưu nguồn lực và giảm tối đa các quy trình không phù hợp. FTG SM là phần mềm đầu tiên triển khai thí điểm nhằm mục đích xử lý hiệu quả việc phối hợp tác nghiệp giữa các bộ phận: Nhân viên kinh doanh; Kế toán công nợ - hóa đơn; Cán bộ in hóa đơn; Nhóm Triển khai - Giao nhận…
Hệ thống đi vào ứng dụng, đã giúp salesman tối giản được quy trình bán hàng và tự động hóa việc chép hóa đơn lên Oracle, lấy thông tin danh mục hàng hóa, kho hàng, tồn kho, loại bỏ việc gửi yêu cầu triển khai khi hàng chưa nổi kho hay những yêu cầu sai thông tin.
Hệ thống cũng giảm được tình trạng “xung đột” trong nội bộ Trung tâm kinh doanh, cải thiện thời gian duyệt công nợ, giúp kế toán hóa đơn duyệt nhanh đơn hàng.
“Khi chưa ứng dụng CNTT, mỗi kế toán hóa đơn thường phải chép đơn hàng lên Oracle và mất khoảng 2 phút mỗi đơn. Với hơn 100.000 đơn hàng một năm, hệ thống giúp tiết kiệm khoảng 11 tháng làm việc mỗi năm cho công ty. Còn với 1,5-2h cho đơn hàng chuỗi (của các cửa hàng điện máy) sẽ tiết kiệm được 3 tháng làm việc cho công ty”, anh Ngọc Anh, Ban Công nghệ FPT Trading, thông tin.
Ngoài phần mềm FTG SM, nhiều ứng dụng tin học khác cũng được ứng dụng hiệu quả. Phó TGĐ FPT Trading Nguyễn Quang Minh đánh giá, việc ứng dụng tin học hóa không chỉ giúp các bộ phận vận hành hiệu quả, thuận tiện hơn mà còn tiết kiệm cho FPT Trading khoảng 20-30 tỷ đồng chi phí mỗi năm. Tới đây, Ban công nghệ đơn vị tiếp tục tin học hóa các quy trình tác nghiệp của FPT Trading và thử nghiệm những công nghệ mới để hỗ trợ cho mô hình Online Disti. Theo kế hoạch, đén 2017, các hoạt động phân phối của đơn vị sẽ được thực hiện tự động phần lớn.
“Việc tin học hóa toàn bộ quy trình làm việc của FPT Trading giống như một lần thay máu khiến đơn vị vận hành gọn nhẹ và hiệu quả. Tôi tin sự thay đổi này sẽ giúp đơn vị được tiếp thêm sinh khí và quay lại đà tăng trưởng mới”, anh Minh kỳ vọng.
Bình Nguyên
Ý kiến
()