FPT sẽ chuyển dịch giao tiếp từ e-mail sang mạng xã hội

"Những nhà lãnh đạo sắc sảo nhất trên thế giới đang có cảm giác lạc hướng bởi vì vào thời điểm này tất cả đang thay đổi, thay đổi sẽ chồng lên thay đổi. Người nào không thay đổi sẽ thất bại, ai thay đổi sẽ thích nghi và tự phát hiện ra chính mình", Chủ tịch Trương Gia Bình dẫn lời từ một cuốn sách nổi tiếng để mở đầu cho buổi TGB - Seminar on Leadership số 19 với chủ đề “Giao tiếp trong doanh nghiệp thời kỳ hiện đại”, diễn ra ngày 24/5 tại Hà Nội.

Chương trình được diễn ra từ 14h-16h ngày 24/5 tại tầng 13 tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội. Báo cáo viên số này là anh Lê Hồng Việt - Giám đốc Công nghệ FPT (CTO) và anh Hoàng Việt Hà - Giám đốc Điều hành FPT (COO FPT).

Theo anh Bình, FPT lớn mạnh là nhờ kết nối được sức mạnh trí tuệ của nhiều người qua những phương tiện giao tiếp quen thuộc. Nhưng trong bối cảnh mới của cuộc cách mạng số, khi mà e-mail sắp thoái trào và các doanh nghiệp đang đòi hỏi những hình thức giao tiếp mới, vậy phương thức nào sẽ giúp người FPT giao tiếp hiệu quả, chia sẻ cơ hội và cùng nhau phát triển ý tưởng? Câu hỏi của anh được GĐ Công nghệ FPT (CTO FPT) Lê Hồng Việt và GĐ Điều hành FPT (COO FPT) Hoàng Việt Hà cùng giải quyết trong seminar số này. 

"Thế giới đang thay đổi rất nhanh, có nhiều ý tưởng nhỏ nhưng có thể thay đổi cấu trúc của tố chức. Vậy làm sao để mối khi có ý tưởng hay, tất cả chúng ta đều biết để có thể bàn bạc, phát triển nó", anh Lê Hồng Việt đặt vấn đề.

Anh cũng khảo sát những người tham gia seminar để biết được mong muốn của họ về cách giao tiếp trong doanh nghiệp. Nếu TGĐ Bùi Quang Ngọc mong muốn tất cả nhân viên hiểu cùng một mục đích từ đó nỗ lực thực hiện thì anh Trương Gia Bình muốn biết tất cả thông tin từ phía dưới kể cả tốt và xấu, muốn truyền "lửa" đến thẳng từng CBNV mà không bị "tam sao thất bản", chia sẻ được ngay cơ hội mới trong các hội nghị, cuộc gặp... cho những người liên quan, giải quyết vấn đề thật nhanh chóng và viết e-mail thật đơn giản... Bên cạnh đó, CBNV lại mong muốn hiểu rõ mục đích của lãnh đạo, tự chủ và nắm vững thông tin.

"Để đáp ứng những nhu cầu đó, rõ ràng phương thức giao tiếp truyền thống như e-mail, họp hành, thư tín... không làm được. Nó có nhiều bất cập như thông tin dễ thất lạc, chậm trễ, tam sao thất bản, bị nhiễu do thêm ý kiến chủ quan cá nhân... dẫn đên việc không hiểu nhau làm gì, sự hỗ trợ kém đi, thậm chí xung đột làm giảm hiệu quả công việc", CTO FPTnói.

Thống kế của Mckinsey & Co cho thấy, trung bình mỗi ngày nhân viên mất đến 48% thời gian sử dụng e-mail, nhưng nếu sử dụng social media sẽ giảm được 35% thời gian lãng phí. Do đó, anh Việt đề xuất việc áp dụng social media làm phương thức giao tiếp mới cho doanh nghiệp thời hiện đại.

GĐ Điều hành FPT (COO FPT) Hoàng Việt Hà cho biết thêm, hiện nay, mạng xã hội đang làm chuyển dịch hình thức giao tiếp từ thế giới thực qua thế giới số trong doanh nghiệp. Nó đang tạo ra quyền lực thứ 5 và sẽ trở thành một cuộc cách mạng mới về trao đổi thông tin. 

Theo một số khảo sát tại Việt Nam, riêng Facebook đã có khoảng 20 triệu người dùng mỗi ngày và thời gian sử dụng bình quân là 2,5 giờ một ngày. Cổ vũ thêm cho làn sóng số hóa là việc sử dụng các phương tiện smartphone tăng nhanh chóng với 55% số người dùng.

Các nhà lãnh đạo thảo luận cùng người tham dự seminar phương thức giao tiếp hiệu quả cho FPT.

Việc sử dụng thường xuyên mạng xã hội đã hình thành những thói quen và hành vi mới khi thực hiện các liên kết, giao dịch trong thế giới số. Trong một công ty hoặc một tổ chức, những thói quen về liên kết, giao dịch trên mạng xã hội đã và đang làm cho các cách thức trao đổi thông tin truyền thống như e-mail, họp hành, điện thoại, máy tính cá nhân dần trở nên lạc hậu, tốn kém chi phí, mất thời gian và không đáp ứng được yêu cầu trao đổi thông tin trong công việc.

Trong thời gian gần đây, các trang mạng xã hội sử dụng cho doanh nghiệp như Facebook at Work, Yammer, Bitrix, Connetion, Exo… đã cung cấp một nền tảng mới cho trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Về cơ bản những mạng xã hội này có thể tạo ra các tính năng liên kết, giao dịch được mô phỏng lại gần với liên kết, giao dịch thực tế và tự nhiên của nhân viên trong văn phòng của thời kỳ kỷ nguyên số.

Từ những phân tích đó, anh Hà đã đưa ra một vài ứng dụng tiêu biểu như "Facebook at work" hay "Microsoft Yammer" để cùng thảo luận, tìm ra phương thức giao tiếp tốt nhất, phù hợp với thực tế FPT.

Các công cụ này sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội như: dễ sử dụng và thân thiện, chi phí hợp lý, giúp người dùng thoát khỏi tâm lý chờ đợi. Nó còn có thể tích hợp một cách dễ dàng, cải thiện môi trường làm việc, tăng năng suất, tăng cường truyền thông doanh nghiệp, tạo một môi trường làm việc kết nối, chia sẻ tài liệu và kiến thức. 

Đặc biệt, những tính năng của mạng xã hội doanh nghiệp đang tạo một nền tảng mới về trao đổi thông tin như: Quản lý nội dung đa đạng các kiểu như video, văn bản, voting polls, comments, like, feeds, tags...; Trao đổi thông tin đa chiều như tin nhắn, instant chat, video conference, notices, alerts và liên kết với khách hàng, đối tác...; Tạo ra cộng đồng mở như nhóm, dự án làm việc, chia sẻ, blog, sự kiện... (4) các quan hệ hợp tác như thảo luận, đào tạo, quản lý dự án, search và phân tích thông tin, quản lý tri thức, liên kết và tạo các portal, workflows công việc…

Rào cản lớn nhất khi dùng cái mới là thói quen và sự tiện dụng của các công cụ áp dụng. Giống như chuyện cách đây 20 năm, chúng ta cũng gặp những khó khăn khi thay đổi thói quen sử dụng từ thư từ, công văn sang dùng e-mail, website. Tuy nhiên, việc ứng dụng mạng xã hội trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ là một xu hướng không thể đảo ngược. Theo Gartner thì tới năm 2017, 50% doanh nghiệp lớn sẽ sử dụng mạng xã hội công việc và 30% trong số này sẽ dùng mạng xã hội thiết yếu như e-mail và điện thoại ngày nay.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lớn trên khắp thế giới như RBS, Dell, Ford, Toyota, GE corp... đã ứng dụng Facebook at work, Microsoft Yammer, Salesforce Chatter... Ở Việt Nam, Telcom (Mobifone), Tài chính (Seabank, ACB, HSBC, Unilever) cũng đang trong giai đoạn thử nghiệm. Ngày càng có nhiều công ty đang áp dụng hình thức mới mẻ này. Vậy đâu là sự lựa chọn tốt nhất cho FPT? Câu hỏi này đã được người tham gia thảo luận sôi nổi. Tất cả cùng phân tích, mổ xẻ những ưu nhược điểm của mỗi công cụ để đưa ra quyết định.

CTO Lê Hồng Việt cho hay: "FPT Software đang thử nghiệm Facebook at work và cho kết quả khá tốt với nhiều tính năng tiện dụng và chi phí rẻ. Tuy nhiên, nếu thỏa thuận được với Microsoft một mức giá tốt hơn, FPT nên lựa chọn Office 365 - Yammer để có thể tối ưu hóa tốt hơn cho công việc".

"Việc quyết định dùng phương thức nào sẽ sớm được các lãnh đạo FPT quyết định. Sự thay đổi này hứa hẹn sẽ tạo ra bước ngoặt trong cách thức làm việc của FPT. Nếu nắm bắt sớm, lựa chọn tốt và đi đúng hướng, chúng ta sẽ có rất nhiều cơ hội mới trong tương lai", anh Trương Gia Bình tin tưởng.

Tử Quyên