Cốt lõi của mọi PM là theo dõi sản phẩm

Buổi chia sẻ kinh nghiệm và những bài học thực tế trong quản trị dự án tại sự kiện "First open talk about social Project management" (Open talk đầu tiên về quản trị dự án xã hội) do FPT Japan tổ chức ngày 14/5 tại Tokyo đã thu hút 15 cán bộ tham dự. Theo đó, các thành viên đã cùng đưa ra những thắc mắc trong quá trình quản trị dự án.

Buổi nói chuyện đã xoay quanh các nội dung như: Tại sao BrSE cần biết về quản trị dự án, xu hướng thay đổi tính chất dự án; đề cập những kỹ năng quản trị dự án mà BrSE quan tâm hoặc đang gặp vướng mắc. Đối tượng tham gia là Kỹ sư cầu nối (BrSE), quản lý sản xuất (Deliver Manager) và cán bộ onsite của đơn vị.

Với những dự án có quy mô lớn, để quản trị tiến độ dự án một cách trơn tru, theo anh Lê Tec Nen, Delively Manager của FPT Japan, PM/BrSE nên quản trị theo sản phẩm, bao gồm: PS (Product Sekkei - design), PG (Program), PT (Product Test) chứ không phải chỉ chạy theo tiến độ. Tức là kiểm soát sản phẩm dựa trên quy trình (Product Base Progress Control) chứ không phải kiểm soát quy trình (Task Progress Base Control).

"Nếu dự án có nhiều sản phẩm, cần chia nhỏ các sản phẩm này thành các nhóm và request offshore thực hiện những group nhỏ này trong một khoảng thời gian nhất định, tý lệ "cao su" cho một nhóm rơi vào khoảng tối đa 30%", anh Nen nói.

Ngoài ra, để quản lý chất lượng/số lượng của các sản phẩm này BrSE/PM Onsite nên hợp tác với lực lượng QA chặt chẽ.

Đối với vấn đề trách nhiệm của PM và Trưởng nhóm (Team leader) trong dự án, có thể phân biệt, Team leader là người phụ trách quản lý xem tiến độ (progress) của công việc mà các thành viên thực hiện đang đi tới đâu, trong khi đó, PM là "người biết lo" làm sao cho đội làm tốt, kiểm soát kế hoạch, mà còn đi tìm giải pháp cho các vấn đề rủi ro...

Để phân biệt phạm vi quản trị dự án của Kỹ sư cầu nối (BrSE) với quản trị dự án của PM, anh Nen chỉ ra rằng, việc quản lý cụ thể tiến độ, tình trạng thành viên... thuộc về phần trách nhiệm của PM. Còn BrSE, cơ bản sẽ quản trị tiến độ của dự án hoàn toàn thông qua việc hợp tác (collaborate) với PM Offshore, trong đó vấn đề mà BrSE cần quan tâm nhất chính là KPI (Key Performance Indicator - chỉ số đánh giá thực hiện công việc).

"Bằng việc hợp tác chặt chẽ và nhuần nhuyễn với PM Offshore, BrSE hoàn toàn có thể nắm được đầy đủ thông tin của dự án, cũng như status của members, văn hóa trong dự án, và nhiều thông tin cần thiết khác", Delivery manager cho hay.

Những năm gần đây, do đặc thù công ty, các dự án tại FPT Software thường gặp phải vấn đề do sự ra/vào thường xuyên của các thành viên trong dự án. Để xử lý bài toán này, giải pháp tức thời nhất PM hoặc người quản lý nói chung có thể thực hiện là suy nghĩ lên kế hoạch chi tiết nhất với các trường hợp in/out nguồn lực, chứ không phải chỉ kế hoạch một cách chung chung. 

PM cũng nên xây dựng bộ tài liệu quy chuẩn chung để người mới tham gia vào dự án tham khảo. Chẳng hạn như các bản mẫu (template), quy định (rule), tài liệu kiểm tra (checklist document)... nói về thiết kế của sản phẩm, guideline đơn giản để triển khai code v.v..

Ngày nay, tính chất dự án mà khách hàng đặt ra cho FPT Japan đang có nhiều thay đổi: Thời gian ngắn hơn nhưng quy mô lớn hơn. Nhiều dự án có độ khó cao, công đoạn đảm nhiệm nhiều lên, cần huy động nhiều người trong thời gian ngắn, nên yếu tố quản trị càng trở nên quan trọng với sự thành công của dự án. 

Hiện, đội ngũ BrSE của FPT Japan có trình độ tốt và ổn định, nhưng chủ yếu vẫn dừng ở việc chuyển đổi các yêu cầu của khách hàng. Kỹ năng quản trị dự án và một vài kỹ năng công nghệ chưa thực sự nổi trội, vì vậy, ngoài việc tạo sân chơi cho đội ngũ tham gia dự án chia sẻ kinh nghiệm, trau dồi kỹ năng, buổi open talk này còn mong muốn thay đổi suy nghĩ của BrSE trong quản trị dự án.

Tiểu Thanh