'Chuẩn bị tốt giúp dự án thành công'

Tối ngày 30/5, anh Lê Hà Đức - Giám đốc công ty Sáng tạo Công nghệ FPT toàn cầu - FTICO, người có hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc với khách hàng châu Âu, Nhật Bản, đã chia sẻ triết lý võ đạo trong quản trị dự án cho người FPT tại phòng họp New York, tầng 12, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội.

Bằng những trải nghiệm trong võ học, anh Đức nhận ra, sau mỗi môn phái võ bao giờ cũng ẩn chứa những triết lý quý báu, được đúc kết hàng nghìn năm lịch sử, không chỉ áp dụng được trong quản trị dự án mà còn trong cuộc sống.

Anh Đức giới thiệu cuốn sách "Tề thủy công phu chân đế".

Theo anh đạo là con đường, suy rộng ra là hệ thống triết lý. Võ đạo là hệ thống triết lý về võ, vạch ra đường hướng tu dưỡng, rèn luyện cho người tập để thể chất cũng như tinh thần được nâng lên đỉnh cao, hình thành tính kiên nhẫn, không ngại gian khổ đồng thời có kỷ luật trong sinh hoạt tập thể, sự điều độ trong đời sống hằng ngày, kiểm soát được hành vi, giàu trí tưởng tượng và phát triển óc sáng tạo. Võ đạo tạo được sự liên kết, tương thông, mối đồng cảm giữa các cá thể, dù thân hay sơ, xa hay gần. Đó là kết quả của nền võ đạo chân chính. 

Trong một trận đánh võ đạo, cần đảm bảo ba bước: Chuẩn bị (bao gồm: Tập chậm, thể lực, tri kỷ tri bỉ và phương án thoát hiểm), thoát hiểm và chiến thắng. Trong đó, tập chậm là nguyên lý PMP, thể lực là nguồn lực, tri kỷ tri bỉ chính là nghiên cứu khách hàng trong quản trị dự án. Các bước này có nhiều nét tương đồng nhau.

Anh cho biết, người làm dự án có thể áp dụng các nguyên lý tập luyện trong võ học, đó là: Đi đến cùng, tập chậm - hành động nhanh, chống lại bản thân, cảm nhận và không huyền bí. Ngoài ra, năm bước thoát hiểm với các từ khóa cốt lõi rất có ích cho một quản trị viên, gồm: Định (không động), Tĩnh (dừng lại, quan sát), An (không sợ), Lự (chỉ một mối quan tâm), Đắc (hành động tự nhiên).

Anh cho rằng người quản lý dự án đa phần không có bước chuẩn bị tốt nên thất bại.

Theo anh, quản trị viên dự án (PM) hiện nay bị “bao vây tứ phía” bởi rất nhiều yếu tố cả ngoại vi lẫn nội tại, nhưng ít người nhận ra được bức tranh ma trận này để có thể hài hòa lợi ích các nhóm. Đa phần các PM chỉ quan tâm nhu cầu bên trong mà không hiểu rõ khách hàng hay các nhóm khác mong muốn gì. Đây là thiếu sót lớn dễ khiến cho dự án thất bại.

Thực trạng hiện nay là khi nhận một dự án, các PM có rất ít hiểu biết về nó, do đa phần bị đẩy vào thế “buộc phải làm”. Khi đó, nếu chuẩn bị không kỹ, khả năng dự án đổ vỡ rất cao. Người quản trị cần như người luyện võ, trước khi vào trận đánh phải có sự chuẩn bị tốt nhất.

Anh chỉ ra, trong một số dự án, khi khách hàng kiến nghị hoặc khiếu nại, một số PM sẵn sàng đáp trả khiến tình hình căng thẳng. Lúc đó, nếu áp dụng tốt nguyên lý của chữ "Định" sẽ giúp vấn đề tốt hơn. Khi nhận được góp ý, đừng vội trả lời hay “cắm đầu” sửa lỗi ngay mà cần tạm dừng lại, thu thập dữ liệu để phân tích và thảo luận (chữ Tĩnh). Nếu khách hàng đúng sẽ sửa, nếu sai sẽ trao đổi tìm phương án thích hợp và mối quan tâm duy nhất để xử lý (Lự).

Khán giả trao đổi những trải nghiệm của bản thân khi quản trị dự án.

Nhớ lại hành trình làm quản tri dự án ở FPT Software, anh Đức thú nhận đã thất bại không ít. Nguyên nhân chính là do quá trình chuẩn bị sơ sài, mọi người vào trận đánh với thể lực và tinh thần không tốt, có quá nhiều tân binh và nhiều thành viên ra vào, trong khi người quản trị không nắm được ai mạnh yếu điểm gì để tận dụng. Đặc biệt, khi khách hàng kiến nghị, người nào cũng tức tốc sửa ngay, ai cũng lo làm phần mình, đến lúc ghép lại thành mớ hỗn độn và không thể sửa chữa được nữa.

Khi ấy, nhóm của anh chuẩn bị giải tán thì may mắn lại có một khách hàng tìm đến. Hoàn cảnh lúc đó giống như “đang thất tình lại có một cô đến xin chết”. Rút kinh nghiệm từ lần thất bại trước, cả nhóm rất thận trọng trong quá trình chuẩn bị. Sau đó, dự án đã thành công tốt đẹp và tính đến nay, công ty đó trở thành khách hàng lâu năm nhất của FPT Software.

Đa phần người tham gia đánh giá rằng đây là chủ đề lạ, thú vị và hữu ích, cần được nghiên cứu và áp dụng sâu rộng hơn trong FPT.

Nhiều khán giả bày tỏ sự băn khoăn không biết khi gặp một dự án khó nên từ chối hay theo tinh thần FPT “cứ máu là xong”. Anh Đức cho rằng phải phân tích kỹ trước khi quyết định nhận hay từ chối, nếu thực sự không thể đảm đương nên áp dụng “tẩu vi thượng sách” còn hơn nhận mà để dự án chết thì hậu quả sẽ khó lường hơn.

“Người làm quản trị không được sợ thất bại và nhất định không được 'chết', có thể bị thương nhưng vẫn phải 'sống' để tiếp tục đứng lên. Mỗi người nên tập một môn võ nào đó, đặc biệt là Nội gia quyền, có thể nghiệm ra nhiều triết lý quý báu để áp dụng trong cuộc sống cũng như kinh doanh, dự án”, anh Đức nhắn nhủ.

Trong buổi chia sẻ, nhiều khán giả rất hứng thú khi phát hiện được những điểm tương đồng của việc tập võ với các giai đoạn trong quản trị dự án. Chị Nguyễn Thị Điệp, FPT Trading, cho biết, điều ấn tượng nhất là bảng các yếu tố tác động đến PM đã mang lại cho chị nhiều kiến thức bổ ích. “Trước đây, tôi chưa từng biết đến sơ đồ này. Đây sẽ là kim chỉ nan giúp PM phân tích các yếu tố liên quan, có cái nhìn toàn cảnh, cân bằng lợi ích các bên để quản trị dự án thành công”, chị nói.

Đang theo học môn võ của Thiếu Lâm Tự, anh Nguyễn Công Nhật Quang, FPT Software, rất ấn tượng với chủ đề buổi seminar. Anh rất tò mò và muốn tìm hiểu xem những triết lý ẩn sau môn võ đang học có thể giúp gì trong việc kinh doanh cũng như cuộc sống.

Anh bộc bạch: "Hiện tại tôi chưa làm quản trị dự án nhưng nếu trong tương lai có cơ hội, tôi nghĩ sẽ có rất điều hữu ích có thể áp dụng được, nhất là sau khi được nghe anh Đức chỉ ra những điểm tương đồng của hai lĩnh vực này. Các khái niệm “Định, Tĩnh, An, Lự và Đắc” là những từ khóa đắt giá của võ học có thể mang lại những định hướng đúng đắn cho người quản trị”.

Nhàn Nhã