Chúng ta

5 phút Kaizen mỗi ngày

Thứ năm, 15/9/2011 | 17:54 GMT+7

Nói đến Kaizen, người ta sẽ liên tưởng đến những chiến dịch, cuộc thi do Ban Đảm bảo chất lượng tổ chức nhằm tìm ra những cải tiến cho doanh nghiệp. Song, ít ai nghĩ rằng, Kaizen là cho chính mình và có thể tự xây dựng.

Loay hoay với câu hỏi làm thế nào để Kaizen mỗi ngày, câu trả lời với tôi vẫn là con số 0. Đầu óc tôi kín bưng, không có bất cứ ý tưởng nào về việc thực hiện Kaizen cho bản thân.

Thế rồi, tôi bắt đầu đọc về Kaizen nhưng không có chút cảm xúc nào với các nguyên tắc. Tôi định bỏ cuộc. Nhưng sự hiếu thắng vốn có không cho phép tôi làm vậy. Tôi tiếp tục trăn trở.

Trở lại với mục tiêu tìm hiểu và áp dụng Kaizen, tôi nhận ra mong muốn của mình nhỏ lắm. Tôi chỉ muốn mỗi ngày lại làm thêm được một điều gì đó mới mẻ, có thêm một ý tưởng, hay thực hiện được một công việc cũ với thời gian ngắn hơn.

Và thế là tôi bắt đầu với những thứ giản đơn và cụ thể hơn, chứ không chung chung theo kiểu “làm thế nào để Kaizen mỗi ngày”.

Tôi đặt cho mình những mục tiêu nhỏ, qua các câu hỏi nhỏ: “Mỗi ngày sẽ dành ra một phút làm gì để mình thấy vui hơn?”; “Mỗi ngày, trước khi đi ngủ sẽ dành ra một phút làm gì để có ngày mới tuyệt hơn?”; “Mỗi ngày trước khi kết thúc giờ làm sẽ dành ra một phút làm gì để ngày mai công việc thuận lợi hơn?”…

Mọi thứ dần sáng rõ. Tôi bắt đầu hình thành được những việc mình có thể làm mỗi ngày, với chỉ 5 phút thôi, để cuộc sống tốt hơn.

Tôi có một hộp thẻ do người bạn thân tặng. Trong đó, mỗi tấm thẻ mang một nội dung khác nhau. Có thể sơ qua một số tấm như: chân thật, can đảm, biết ơn, thông thái, yêu thương, hợp tác, tha thứ... cùng những lời lý giải ý nghĩa về cụm từ đó.

Mỗi sáng, trước khi bắt đầu ngày làm việc, tôi thường lấy một tấm thẻ, đọc những gì được ghi trên đó và dành một phút để suy ngẫm. Với tôi, điều đó giống như một liều vitamin cho tâm hồn, để cả ngày hôm đó có thể giữ được trạng thái sảng khoái, dễ chịu.

Còn nhớ, lần ấy tôi rút được tấm thẻ “vũ điệu”. Tôi chậm rãi đọc những dòng chữ lý giải trên đó: “Khi bạn nhận ra ưu điểm ở người khác và ở chính mình, thì cuộc đời bạn chẳng khác gì một vũ điệu tuyệt vời”. Tôi “dễ tính” hơn với mình, tìm ra một vài ưu điểm của bản thân và tự mỉm cười. Cùng lúc, tôi nghĩ đến ưu điểm của một vài người xung quanh.

Có những điều thật giản đơn mà bình thường tôi không nhận ra ở họ. Tôi gửi những dòng chat với lời khen nho nhỏ về ưu điểm của họ. Cả hai cùng cười. Tôi thấy hạnh phúc với việc bắt đầu một ngày như thế.

Cứ thế từng ngày, “liều thuốc” ấy nuôi dưỡng tôi một tư duy tích cực và tôi nhận ra rằng, 70% công việc được hoàn thành tốt bắt đầu từ việc chọn thái độ phù hợp.

Ngay sau đó, tôi dành một phút để kiểm tra lại tình trạng công việc hôm trước và lịch hôm nay. Với việc của ngày cũ, tôi lại đặt cho mình những câu hỏi nhỏ: “Với việc A, có thể thay đổi bước nhỏ nào trong đó để kết quả tốt hơn?”; “Với người B, có thể thay đổi điều nhỏ nào trong cách tiếp cận để dễ phối hợp hơn?”...

Tương tự, với công việc trong ngày, tôi tự hỏi: “Mình có thay đổi nhỏ nào trong cách sắp xếp công việc để có thể hoàn thành đúng hạn?”... Cứ như thế, tôi có thêm nhiều lời đáp cho việc cải thiện công việc của mình, điều tôi chưa từng có khi đặt ra những câu hỏi lớn hay mục tiêu xa.

Trước giờ nghỉ trưa, tôi lại cho mình một phút để nhìn lại những việc đã làm buổi sáng, ghi chép kết quả tạm thời và bổ sung những việc phải làm buổi chiều. Vẫn bằng cách chẻ nhỏ mọi thứ và sử dụng câu hỏi nhỏ.

Tôi không theo dõi công việc bằng những chữ như: done (hoàn thành), pending (trì hoãn). Cách tôi chọn là viết chi tiết tình trạng công việc. Chẳng hạn: “đã xong bản nháp, chờ phê duyệt của Ban giám đốc, anh A hẹn trả lời vào lúc 3h chiều”... Điều đó giúp tôi dễ dàng hình dung quá trình và tình trạng công việc. Đồng thời, tôi cũng không khó tìm những “góc nhỏ” có thể cải thiện để đẩy nhanh tiến độ, thay vì chỉ nhìn thấy nó hoàn thành hay chưa.

Vậy là, với một phút trước giờ nghỉ trưa, tôi có thể bắt đầu giờ làm việc buổi chiều mà không phải phân vân xem mình sẽ làm những gì, cái gì đã hoàn thành hay còn dang dở...

Tới cuối giờ chiều, tôi mới lại dành cho mình phút thứ 4 để nhìn lại công việc trong ngày và lên lịch cho hôm sau. Sau khi ghi chép ra sổ tay, tôi dành thời gian sắp xếp các công việc đó theo trình tự ưu tiên. Cứ mỗi ngày, khả năng sắp xếp của tôi lại chuẩn xác hơn một chút, phụ thuộc vào tính chất công việc và tính cách, lịch làm việc của những người liên quan.

Chẳng hạn, có những người hay làm việc đêm, nếu hôm sau cần phối hợp việc gì, bạn e-mail từ cuối giờ chiều, sáng hôm sau mở hòm mail, bạn đã có dữ liệu để làm việc rồi. Cũng có những người chỉ giải quyết e-mail vào buổi chiều, vậy thì có thể chọn e-mail cho họ vào buổi sáng.

Và một phút cuối cùng trong ngày dành cho thời điểm trước khi đi ngủ. Với những “bài toán” chưa giải được, tôi lại chẻ nhỏ, đặt câu hỏi cho những gì có thể cải thiện, nhỏ thôi, để tìm ra lời giải. Tôi ngủ ngay sau đó.

Buổi sáng, khi thức dậy, đôi lúc giật mình vì bất chợt ý tưởng về cách giải quyết đến trong đầu một cách rất tự nhiên. Theo khoa học, đó là phản ứng của não bộ, ở khu vực tiềm thức. Nó vẫn làm việc khi chúng ta ngủ và giúp ta tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi mà dù đã tư duy nhiều giờ liền khi thức vẫn không tìm được.

Có điều, não bộ thật “mong manh”, giống như một thiếu nữ. Nó sẵn sàng khép chặt lại trước những đề nghị quá lớn, chung chung và chỉ mở ra khi nhận được những câu hỏi nhỏ, như một sự chăm sóc dịu dàng.

Lúc này, tôi đang trải nghiệm và mỗi ngày lại khám phá thêm những thứ mới để hoàn thiện bản thân.

  Mèo Béo

Ý kiến

()