Tổ chức ‘ăn chơi’ không dễ

Thứ năm, 14/6/2012, 15:05 GMT+7

Là cán bộ kiêm nhiệm tổng hội, tháng nào Lê Thị Bằng Vân, FPT IS PFS, cũng phụ trách tổ chức một sự kiện ở công ty. Bên cạnh đó, Vân vẫn phải làm tốt công việc hằng ngày của lễ tân và cả những việc phát sinh “từ trên trời rơi xuống”.
> Mùa hè rực rỡ / Chụp ảnh nude qua 'ống kính' FPT / ‘Làm tổng hội mới thấy hết giá trị cuộc sống’

Vân than thở: “Mình đang lo chuẩn bị tổ chức sự kiện. Đột xuất có cán bộ nhờ photo tài liệu, vậy là mất 3 giờ đồng hồ chôn chân một chỗ. Trong lòng mình nóng như lửa đốt vì nhiều hạng mục cho chương trình vẫn chưa xong mà ngày tổ chức đã cận kề”.

Lê Thị Bằng Vân cho rằng, khâu khó nhất khi tổ chức sự kiện là lên dự trù chặt chẽ để sếp duyệt nhanh. Ảnh: NVCC.

Để giải bài toán về thời gian, Vân đúc rút kinh nghiệm: “Sự kiện hay không nhất thiết phải hoành tráng. Điều cốt yếu là mang yếu tố mới để kích thích sự tò mò của mọi người”. Ngoài ra, cô đặc biệt chú ý đến những chi tiết quan trọng là thời gian, địa điểm phù hợp để nhiều người tham gia được nhất.

Bên cạnh đó, khi sự kiện này kết thúc cũng là lúc phải chuẩn bị cho chương trình tiếp theo. Khi lên được ý tưởng, cô giục sếp duyệt và nhanh chóng liên hệ với nhà cung ứng, lập dự trù… Theo cô, với nghề “làm dâu trăm họ”, nhiều khi kế hoạch, ý tưởng đã được vạch ra nhưng vẫn bị thay đổi 180 độ. Lúc đó, cán bộ tổng hội cần bản lĩnh và xoay sở rất nhanh trong quỹ thời gian eo hẹp.

Tuy nhiên, Vân cho rằng, khâu khó nhất khi tổ chức sự kiện là lên dự trù chặt chẽ để sếp duyệt nhanh còn triển khai thực hiện.

Sau nhiều “bài học đau thương”, Vân “dắt lưng” một số nhà cung ứng ruột để họ cung cấp đầy đủ, chi tiết và chính xác nhất về kinh phí dựa trên yêu cầu của mình. Khi có con số cụ thể, Vân lên dự trù kinh phí để tạm ứng lấy tiền rồi đặt cọc trước cho các nhà cung ứng nhằm đảm bảo các khâu được thực hiện đúng tiến độ.

Trước mỗi sự kiện, Nguyễn Vũ Linh, cán bộ tổng hội FPT IS, đều lên danh sách chi tiết cho công việc trước đó cả tháng. Thông thường, khi tổ chức sự kiện, mọi người thường dựng sân khấu buổi sáng hôm trước, chiều tổng duyệt và tối biểu diễn chính thức. Nhìn thấy điểm trừ của việc này là làm ứ đọng công việc, cả người tổ chức, diễn viên đều mệt mỏi. Cô đã nảy ra ý tưởng “đi trước một bước”, đó là dựng sân khấu trong đêm.

Khi tổ chức sự kiện, Linh có ý tưởng dựng sân khấu trong đêm. Ảnh: NVCC.

Nếu sân khấu “rỗi” vào tối hôm trước, việc dựng được tiến hành từ 19h đến 23h30. Tuy nhiên, đa phần là Linh phải dựng sân khấu từ 23h30 đến 4h sáng hôm sau. Một mình cô phụ trách việc dựng sân khấu cùng đơn vị thi công, rồi cũng chỉ mình cô ở lại khi phá dỡ sân khấu lúc kết thúc sự kiện.

“Vất vả là vậy nhưng việc dựng sân khấu trong đêm để tổng duyệt buổi sáng đã giúp diễn viên có thời gian nghỉ ngơi vào buổi chiều, đạo diễn có thời gian chuốt lại kịch bản, mọi người đều được giữ sức để “phiêu” hết mình trên sân khấu”, Linh hồ hởi nói.

Vào thời điểm dồn dập nhiều sự kiện như dịp hè, các đợt tổng kết... một mình Nguyễn Thái Sơn, cán bộ tổng hội FSU11 (FPT Software), lại "bơi" trong núi công việc. Gần đây, ngân sách cho hoạt động phong trào eo hẹp nên càng làm khó những người tổ chức sự kiện. Lúc đó, anh Sơn phải huy động "sức người sức của" cũng như sự hỗ trợ của cán bộ hành chính và tổng hội kiêm nhiệm trong công ty.

Để tập hợp lực lượng, anh cố gắng tìm được điểm hấp dẫn nhất của sự kiện, dựa vào đó kêu gọi mọi người, kiên trì thuyết phục theo kiểu “mưa dầm thấm lâu”.

Là lớp cán bộ tổng hội ở thế hệ đi sau, sáng kiến độc đáo thú vị thì lớp đi trước đã đưa ra hết nên giờ đây, điều quan trọng nhất là anh mang nhiệt tình vào công việc, tạo cảm hứng cho các anh chị em để mọi người cùng hưởng ứng.

Trong thời gian tới, anh Sơn và một số cán bộ tổng hội lâu năm khác dự định xây dựng đội ngũ chuyên tổ chức sự kiện để nâng tính chuyên nghiệp, chất lượng, thu hút được nhiều người tham gia.

Đồng quan điểm với anh Sơn, chị Tăng Minh Nguyệt, cán bộ tổng hội FPT Telecom, cũng cho rằng, điều kiện tối quan trọng của cán bộ tổng hội là phải quan hệ rộng rãi, biết tập hợp lực lượng và có thể chia sẻ được với nhiều người.

Khi cần tổ chức sự kiện, Nguyệt có rất nhiều “đồng minh” thân thiết hỗ trợ và sát cánh. Ảnh: NVCC.

Nguyệt có nhiều tài lẻ như hát hay, có thể chơi được một số môn thể thao, đặc biệt là có "tài buôn chuyện”. Do đó, có việc gì vướng mắc cần giúp đỡ hay sự sẻ chia, lập tức mọi người nghĩ đến cô. Thậm chí, nhiều anh em còn tin tưởng chia sẻ với Nguyệt chuyện tình yêu và nhờ cô làm “bà mối”. Vì vậy, khi cần tổ chức sự kiện, Nguyệt có rất nhiều “đồng minh” thân thiết hỗ trợ và sát cánh.

Bên cạnh đó, trước mỗi sự kiện, Nguyệt lập kế hoạch từ sớm, giải quyết theo từng đầu mục công việc. Cô luôn có phương án dự phòng để khi “vấp” hoặc “đổ” vẫn nhanh chóng giải quyết, đảm bảo chương trình diễn ra như kế hoạch.

Có duyên với người đẹp nên hai sự kiện lớn mà Lê Tiến Dũng, cán bộ tổng hội FPT HCM, tổ chức thành công nhất chính là Miss FPT 2007 và 2011. Anh Dũng chia sẻ: “Vì thích làm event ‘kiểu Miss’ nên mình dồn hết tâm huyết vào để chạy, có khi bất chấp hậu quả”.

Lê Tiến Dũng rất có duyên với các cuộc thi người đẹp ở FPT. Ảnh: NVCC.

Đặc biệt, tại cuộc thi 2011, Miss FPT lần đầu tiên tổ chức cả ở ba miền Bắc, Trung, Nam kéo dài trong hơn hai tháng. Anh đã đảm nhận gần như tất cả các khâu, từ lên kế hoạch chương trình đến di chuyển như con thoi giữa hai miền để tổ chức phần thi phụ, làm nhiếp ảnh gia ghi hình dự thi cho người đẹp ba miền, tổ chức đêm Gala trao giải và các sự kiện hậu Miss…

Với sự kiện cấp tập đoàn lại trải dài trên toàn quốc, Dũng đã tập cách chia sẻ công việc cho các phòng ban khác hỗ trợ để giảm tải công việc, thay vì một mình “gánh” cả núi công việc rồi chạy hụt hơi theo “deadline”. Tuy nhiên, là người “đứng mũi chịu sào” nên anh không tránh khỏi đầu óc căng như dây đàn trong quá trình diễn ra sự kiện.

Anh tự nhận mình không có khiếu tổ chức sự kiện theo phong cách STCo mà sở trường là sáng tạo theo mô hình quy chuẩn hiện đại. Trong khi đó, điều hút người FPT nhất chính là chất hài hước, hóm hỉnh đậm đặc từ ý tưởng đến cách thức tổ chức. Vì vậy, giải pháp của anh là lấy "chất" STCo từ chính người FPT để cho họ tự thỏa mãn. Trước mỗi sự kiện, anh Dũng nhờ tư vấn góp ý từ các đơn vị bên dưới, đồng thời tham khảo thêm những mô hình mới, hiện đại từ bên ngoài cải biên lại cho phù hợp với người FPT.

Thạch Anh