Từ đầu tháng 2, FPT đã tiến hành chuyển đổi Office 365 tại một số bộ phận và đơn vị thành viên. Toàn bộ CBNV ký hợp đồng chính thức với công ty sẽ thực hiện thay đổi này.
Chúng ta trao đổi với CIO FPT Nguyễn Xuân Việt về việc lên mây trong toàn tập đoàn.
 |
- Sau thỏa thuận hợp tác với Microsoft, việc chuyển đổi lên Office 365 tại FPT đã được thực hiện đến đâu, thưa anh?
- Công cuộc chuyển đổi Office 365 đã triển khai xong tại các đơn vị thành viên gồm FPT IS, FPT Trading, FPT City... Một số đơn vị đang triển khai đồng loạt và có kế hoạch triển khai song song gồm FPT HO, FPT Retail, FPT Online, FPT Telecom và FPT Software.
Trước đấy, Ban Công nghệ thông tin (FIM) đã tiến hành chuyển đổi cho các cán bộ IT ngành dọc, cán bộ FIM. Hai lần thử nghiệm này đã rút ra được một số vấn đề. Từ đó xây dựng kịch bản để triển khai cho các đơn vị thành viên mà FPT IS là đơn vị đầu tiên. Hiện, việc chuyển đổi vẫn diễn ra theo đúng tiến độ, dự kiến, quá trình lên mây sẽ kết thúc trước ngày 30/6
- Khi chuyển lên Office 365, điểm khác biệt lớn nhất so với việc sử dụng hạ tầng cũ của tập đoàn là gì?
- FPT sẽ cắt giảm được chi phí cho phần hạ tầng server, phần dung lượng lữu trữ (Storage) và back-up. Đồng thời, chi phí bảo trì, thay thế thiết bị, vận hành sẽ giảm đi đáng kể. Các sự cố liên quan đến phần cứng sẽ giảm thiểu rất nhiều thậm chí không còn là vấn đề với IT quản trị hệ thống.
Với việc lên mây, tất cả hệ thống như email, file server (máy chủ chứa dữ liệu phân quyền thư mục và chia sẻ tài nguyên với nhau) của FPT... sẽ chuyển lên Cloud của Microsoft tại Singapore. Điều này thuận tiện nhất với đội làm dự án bởi việc trao đổi tài liệu nhanh và sẵn sàng ở khắp mọi nơi. Yêu cầu về mạng lại không quá cao, chưa kể,FPT có đã có đường kết nối sang Data Center tại Singapore. Việc chuyển dữ liệu này còn nhanh hơn nhiều so với công đoạn copy từ server này sang server khác ngay trong hệ thống mạng LAN.
Ngoài ra, nền tảng này có nhiều tính năng nổi trội hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý công việc, như các tính năng làm việc nhóm Teams, quản lý kế hoạch Planner, chia sẻ File Onedrive, Sharepoint…
- Những tiện ích lớn nhất mà CBNV được hưởng khi dùng Office 365?
- Tiện ích đầu tiên và dễ thấy nhất cho CBNV chính là dung lượng hòm mail được tăng lên tới 100 lần (500 MB lên 50GB). Kế tiếp chính là việc chỉ với một account duy nhất là account FPT, CBNV khi chuyển lên dùng Office 365 có thể sử dụng được rất nhiều tiện ích, như trao đổi công việc nhanh gọn thông qua Skype Bussiness, hay lập nhóm dự án dễ dàng với Microsoft Teams, quản lý công việc của bản thân hay cả nhóm với Microsoft Planner, chỉnh sửa, chia sẻ văn bản thời gian thực cùng lúc với nhiều người, lưu nhiều version (phiên bản) của văn bản, tạo nên các quy trình công việc (workflow) đơn giản giúp tự động hóa những tác vụ của bản thân với Microsoft Flow, và rất nhiều tiện ích khác mà mỗi CBNV có thể dễ dàng khám phá. Tất cả những tiện ích trên có thể được sử dụng ở bất kỳ đâu, bất kỳ nơi nào có kết nối Internet.
Người dùng luôn được sử dụng các ứng dụng mới nhất của Microsoft mà không cần quan tâm tới việc cập nhật. Thêm nữa, hệ thống chống spam của Microsoft hiện nay rất ổn, CBNV có thể tự định nghĩa ra loại email nào là spam bằng cách copy email mà mình coi là spam và gửi về địa chỉ Junk@office365.microsoft.com.
- Về phía tập đoàn, việc lên mây này sẽ mang lại những lợi ích gì cho FPT?
- Office 365 đánh dấu một bước chuyển quan trọng cho FPT từ hệ thống email, ứng dụng nội bộ đơn lẻ truyền thống sang một dịch vụ thống nhất và xuyên suốt trong toàn tập đoàn. FPT là một công ty công nghệ, Office 365 giúp hệ thống thông tin của FPT trở nên linh hoạt, đáp ứng được yêu cầu tăng trưởng, hỗ trợ nhanh chóng hơn cho môi trường kinh doanh hiện nay. Office 365 cũng mang tới môi trường làm việc năng động hơn cho mỗi người FPT. Việc sử dụng Office 365 cũng cho phép người FPT luôn luôn được sử dụng ứng dụng mới hất và tiếp tục nhận được các bản cập nhật mới nhất về tính năng các sản phẩm của Microsoft. Giờ đây, chúng ta không cần lo sợ việc đảm bảo hạ tầng email, ứng dụng văn phòng chạy tốt mà sẽ tập trung hơn vào nội dung, cách thức sử dụng nền tảng mình đang có sao cho thật hiệu quả và sáng tạo.
Đồng thời, việc chuyển lên Cloud giúp FPT tiết kiệm được chi phí về phần cứng và bản quyền. License sẽ được chuyển đổi từ account này sang account khác bằng một click chuột hoặc nâng cấp thêm tính năng của license, thu hồi lại license khi không sử dụng, hay điều chuyển license từ công ty này sang công ty khác một cách linh hoạt. Với việc quản lý chặt chẽ license (giấy phép) từ đó giúp các cấp quản lý có cái nhìn rõ ràng để cân đối và tiết kiệm chi phí.
- Trong Office 365 có mạng xã hội Yammer còn hiện tại FPT đang dùng Workplace. FPT quyết định sẽ dùng mạng xã hội nào khi hoàn tất chuyển đổi lên mây?
- Hiện nay FPT chưa có quyết định là sẽ dùng hẳn Workplace hay Yammer, vì quan trọng nhất là tiện cho công việc của người dùng. Hiện với những công ty đã chuyển lên 365 thì người dùng các đội dự án đều rất thích thú với ứng dụng Team và Onedrive của Office 365. Với ứng dụng Teams người dùng vừa có thể trao đổi với nhau theo mạch hoặc theo dòng thời gian, đính kèm file theo dõi tiến độ, trao đổi công việc… Theo đánh giá cá nhân tôi thì đây là tính năng nổi trội hỗ trợ công việc rất tốt, Workplace không thể bằng được.
- Những vấn đề nào đội triển khai gặp phải trong quá trình triển khai dự án?
- Có nhiều vấn đề từ phía người dùng và hệ thống như các phẩn mềm đang sử dụng ở máy tính không tương thích, do dùng những phiên bản cũ quá hoặc cấu hình máy tính yếu... FIM phải cập nhật bằng những bản vá (bản sửa lỗi hệ điều hành/ phần mềm đang dùng).
Trước khi làm, FIM đã gửi liệt kê về cấu hình tối thiểu và hướng dẫn người dùng qua các buổi đào tạo, nhưng mọi người không tham gia đầy đủ, nhiều người vẫn không biết sử dụng ra sao. Vì thế, nguồn lực tốn ở đoạn hỗ trợ. Đặc biệt là khi triển khai cho hẳn một công ty thành viên. Đội dự án phải chia thành từng cụm để chuyển đổi để kịp thực hiện những bước cập nhật như trên cho nhiều người dùng.
- Khi hoàn thành việc chuyển đổi thì công việc tiếp theo của FIM với Office 365 là gì?
- FIM sẽ nghiên cứu tích hợp những ứng dụng cũ đang sử dụng cũng như phát triển thêm các ứng dụng mới gắn liền với nền tảng đám mây Office 365 cho người dùng trong tập đoàn.
Tiểu Thanh
Ý kiến
()