6 sáng tạo hữu ích tranh giải iKhiến tháng 10

Kỳ chung khảo iKhiến lần này, Hội đồng thẩm định Sáng tạo FPT ấn tượng với các sản phẩm: IQC và Ticket System của hai tác giả đến từ FPT Telecom; video viral của FPT Retail; hệ thống đặt hàng xuất nhập khẩu do FPT Trading xây dựng; phần mềm tăng hiệu suất của FPT iHRP đến từ FPT IS và ứng dụng giúp FPT Software gửi yêu cầu/đặt hàng liên bộ phận một cách nhanh chóng.

Với IQC, ứng dụng chuẩn hóa công đoạn triển khai, lưu trữ hình ảnh, đánh giá và phản hồi việc bảo trì của FPT Telecom do liên quân Phương Nam cùng Trung tâm Nghiên cứu và phát triển (R&D cũ, hiện là ISC) thực hiện.

Theo anh Nguyễn Anh Tuấn, Trưởng phòng Đào tạo Phương Nam, trước đây, nhân sự đơn vị phải đi xe trực tiếp ra hiện trường đánh giá từng ca một và mỗi ngày chỉ hoàn tất 6-8 ca/người.

Với cách làm cũ, mỗi nhân viên triển khai sẽ chụp hình và lưu trên mạng, như Google Drive. “Kỹ thuật viên điều hành hay nhân viên giám sát (QS) sẽ phải vào từng link của gần 1.000 nhân sự để lấy thông tin đánh giá”, anh Tuấn mô tả. “Nếu có vấn đề không đúng kỹ thuật, đội quản lý phải gọi trực tiếp cho nhân viên để khắc phục”.

Hai tác giả Nguyễn Anh Tuấn (trái) và Đoàn Văn Cường (phải) trong buổi trình bày sáng tạo trước Ban giám khảo được tổ chức qua hệ thống họp trực tuyến Hà Nội - Sài Gòn ngày 12/10.

Sau đó là chuỗi tác vụ ghi nhận kết quả sai phạm ra file Excel thống kê. Cách làm cũ không được số hóa, gây khó khăn trong công tác đánh giá hiệu quả công việc.

Anh Nguyễn Anh Tuấn nảy ra ý tưởng xây dựng app chụp hình các công đoạn triển khai tại hiện trường và trong nhà khách hàng, tích hợp chung vào ứng dụng Mobinet dùng riêng cho nhân viên triển khai nhằm giúp loại bỏ các hạn chế trên.

Từ tháng 8/2016, anh Đoàn Văn Cường và cộng sự ở R&D bắt đầu thực hiện phần thiết kế và lập trình. Đến tháng 1/2017, ứng dụng ra mắt phiên bản đầu tiên. Thêm hai tháng nữa, ICQ hoàn thiện đầy đủ 7 chức năng. Điểm nổi bật nhất của ứng dụng ICQ là đã chuẩn hóa được công đoạn triển khai, lưu trữ hình ảnh, đánh giá và phản hồi qua 7 bước; giảm bớt các thao tác thủ công như trước.

Nhờ IQC và hệ thống back-end, việc lưu trữ hình ảnh, hệ thống đánh giá hình ảnh (đúng/sai), tương tác ngược lại với nhân viên kỹ thuật về hình ảnh sai, các vấn đề cần khắc phục để đảm bảo quy trình triển khai được tuân thủ tuyệt đối.

Anh Nguyễn Anh Tuấn cho hay, IQC giúp số hóa việc đánh giá, ghi nhận hạ tầng sau triển khai bảo trì từ đó tiết giảm tối đa nhân lực, công sức khi đi đánh giá, so với trước đó phải có số lượng lớn nhân sự đi ra ngoài thanh kiểm tra và đánh giá.

“Hiện nay, chỉ cần lượng nhỏ nhân sự ngồi nhà là có thể đánh giá toàn bộ kết quả công việc hằng ngày của nhân viên”, anh Tuấn nhấn mạnh. “Từ 6-8 ca/người, hiện một người có thể đánh giá 150-200 ca/người. IQC giúp giảm 50% nhân sự QS tại PNC. Dự kiến sau khi hoàn thiện các tính năng mới về việc tự đánh giá sẽ tiếp tục giảm. Và tương lai ứng dụng công nghệ AI (trí tuệ nhân tạo) ,việc đánh giá sẽ được tự động hóa hoàn toàn và giảm 100% nhân sự QS”.

Cũng đến từ FPT Telecom, nhóm tác giả Nguyễn Anh Tuấn và Nguyễn Phúc Minh Hiếu với sáng tạo Ticket System - Tool trao đổi thông tin.

Theo anh Nguyễn Anh Tuấn, Trưởng phòng Vận hành, Trung tâm Giám sát và Đảm bảo dịch vụ (SCC), cho hay, thời điểm 2014 về trước, quá trình thông báo, theo dõi xử lý sự cố nội bộ của FPT Telecom thông qua trang RT, một hệ thống sử dụng mã nguồn mở, nhưng có các bất cập như: Trường điền phần tử sự cố không đầy đủ, khó sử dụng được cho việc phân tích, thống kê, nhắc nhở sự cố quá hạn; không thông báo sự cố tự động, mọi sự cố đều do cá nhân tự tạo, như kiểu viết mail thông báo. Cạnh đó, cách làm này khó theo dõi thông tin, khó tính được thời gian xử lý sự cố chính xác, thường dẫn đến kéo dài thời gian xử lý sự cố.

Bộ đôi tác giả Nguyễn Anh Tuấn (phải) và Nguyễn Phúc Minh Hiếu từ Trung tâm Giám sát và bảo đảm dịch vụ FPT Telecom.

Từ đó, FPT Telecom tự xây dựng hệ thống thông báo, theo dõi, trao đổi thông tin, gọi là Ticket System. Trong năm 2014, với rất nhiều nguồn lực tham gia đến từ các bộ phận như NOC, FTQ, ISC, SCC… Viễn thông FPT xây dựng ticket.fpt.vn, là nơi tạo, theo dõi và trao đổi thông tin Ticket sự cố và Ticket hỗ trợ kỹ thuật.

Khi có sự cố về hạ tầng, mạng, hoặc do khách hàng khiếu nại, nhân viên vào ticket.fpt.vn gửi thông tin (khởi tạo một Ticket). Hệ thống sẽ theo dõi tiến độ xử lý Ticket, xác định người chịu trách nhiệm xử lý theo phân quyền, nhắc nhở khi quá hạn, tạo checklist khách hàng bị ảnh hưởng, kết nối hệ thống Auto Calling, Telegram tự động thông báo đến khách hàng…

Ngoài ra, hệ thống còn có chức năng tự động tạo Ticket đối với một số sự cố hệ thống, thông tin ngay đến người có trách nhiệm xử lý, xác định khu vực bị ảnh hưởng để tập trung giải quyết. Hiện tại, FPT Telecom đã bổ sung ứng dụng Mobile Ticket (tạo Ticket trên di động) để thuận tiện hơn cho người dùng.

“Ticket System hiện có hơn 4.000 người dùng, từ giám sát mảng hạ tầng cho đến xử lý sự cố liên quan đến khách hàng”, anh Tuấn chia sẻ. “Ban Chất lượng (FTQ) cũng dựa vào dữ liệu trên Ticket System để theo dõi, giám sát tiến độ xử lý sự cố hàng ngày, thực hiện phân tích nguyên nhân, đưa ra hành động khắc phục, phòng ngừa định kỳ, mà hệ thống RT trước đây tổng hợp không đầy đủ và chính xác”. Ticket System đang được xây dựng thêm các module như Ticket Kế hoạch (thông báo lịch bảo dưỡng, bảo trì), Ticket Đánh giá…

Sau loạt thành công khi tung các video viral lan tỏa trên mạng, nữ trưởng phòng Truyền thông nhà Bán lẻ - Nguyễn Thị Bích Hạnh quyết định mang “Như một giấc mơ”, đứa con tinh thần thành công nhất trong mục tiêu quảng cáo sản phẩm/định vị thương hiệu, ứng cử giải iKhiến.

Hạnh luôn mong muốn tạo cách truyền thông mới, truyền sự hứng thú cho người xem, tiết kiệm chi phí và không gây nhàm chán như các TVC quảng cáo thông thường từ đó giúp sản phẩm, dịch vụ và các chương trình ưu đãi của FPT Shop đến gần với khách hàng mục tiêu hơn.

Nguyễn Bích Hạnh, Trưởng phòng Truyền thông FPT Retail - người làm nên loạt video triệu view cho thương hiệu FPT Shop.

Nghĩ là làm, cả nhóm cùng tự nghĩ kịch bản và bắt tay thực hiện. “Như một giấc mơ” là MV nằm trong series phim ngắn “Sợ yêu” do FPT Shop thực hiện. Tính đến nay, sau 7 tuần "lên sóng", MV này đạt hơn 11 triệu lượt xem trên kênh Youtube - mức cao kỷ lục từ trước đến nay dành cho một MV do FPT Shop thực hiện.

Sản phẩm còn được các trang tin lớn như Cafe Biz và Brands Vietnam xếp hạng 5 xu hướng video marketing mà bất kỳ doanh nghiệp nào đang có nhu cầu quảng cáo đều phải biết. Đặc biệt TVC "Sợ yêu" cũng giành giải "Clip quảng cáo được yêu thích nhất" trong lĩnh vực Dịch vụ của cuộc thi TVC Awards 2016 do báo Thanh Niên tổ chức.

Cạnh đó, lượt Subscribe (đăng ký) trên kênh Youtube Ghiền quảng cáo của FPT Shop cũng tăng ấn tượng, từ 34.000 lên hơn 80.000 hiện 

Trăn trở về việc FPT Trading chưa có hệ thống theo dõi tình trạng đặt hàng với hãng, các bộ phận phải cập nhật và theo dõi qua file Excel, gây khó khăn trong việc kiểm tra và quản lý thông tin hàng hóa nhập về, Đào Ngọc Anh, Trưởng phòng Phần mềm, đã làm nên ePO - Hệ thống quản lý mua hàng.

Theo chủ nhân sáng tạo, trước đây, nhân viên kinh doanh phải lập yêu cầu mua hàng bằng file Excel và gửi thông tin qua email để các bộ phận liên quan thực hiện xem xét, phê duyệt và xử lý đặt hàng. Xuyên suốt quá trình sử dụng file Excel nên phải cập nhật và theo dõi, không thể xử lý song song. “Thông tin về sau đó được nhập liệu lên một hệ thống Oracle để phục vụ cho mục đích báo cáo. Tới kỳ báo cáo, nhân viên tốn nhiều thời gian để tập hợp dữ liệu, xử lý báo cáo và gửi email”, Ngọc Anh thông tin.

Triển khai trong năm 2015, ePO có các nghiệp vụ: Theo dõi yêu cầu mua hàng, mua hàng, theo dõi xử lý xuất nhập khẩu với các chức năng: quản lý yêu cầu mua hàng, quy trình mua hàng hoàn chỉnh, xử lý thủ tục xuất nhập khẩu, cập nhật tình trạng hàng hóa về kho, theo dõi và cập nhật thanh toán với hãng. Sản phẩm cũng có chức năng chuyển dữ liệu sang hệ thống Oracle.

“ePO có tool hỗ trợ tạo mã hàng hóa nhanh và chính xác, hạn chế việc tạo mã rác (trùng cấu hình). Hệ thống giúp giảm 1-2 phút thời gian tạo mã, trung bình một người cần tạo 80 mã hàng trong tuần, như vậy hệ thống tiết kiệm 16h làm việc cho 12 người phụ trách việc tạo mã. Tương tự, ePO tiết kiệm 2,6 ngày làm việc cho chức năng về giấy phép nhập khẩu.

Hệ thống quản lý mua hàng cũng giúp giảm sai sót bởi tất cả tình trạng xử lý sẽ được cập nhật trực tiếp trên hệ thống và có email thông báo tới các bộ phận, đăng nhập vào hệ thống để xem mọi lúc, mọi nơi. Tỷ lệ thanh toán sai hạn bằng 0%.

“Lúc chị vào tìm kiếm nhân viên có khi rất rất nhanh (2 giây), có lúc rất chậm (30 giây)?”, những câu hỏi dồn dập của người dùng khiến anh Lê Dũng Ngọc, FPT IS, băn khoăn và lo lắng.

FPT IS GMC là đơn vị nghiên cứu, thực hiện và triển khai những phần mềm, hệ thống và ứng dụng cho các doanh nghiệp như: FPT.iHRP, e.Hotel… Phần mềm lương và nhân sự của FPT.iHRP sử dụng nền tảng Microsoft SQL Server của FIS GMC sau một thời gian triển khai chạy khá chậm mặc dù cấu hình máy chủ rất mạnh, thường xuyên nhận phàn nàn của khách hàng.

Từ đề bài được giao, Lê Dũng Ngọc đã sáng tạo ra iProfiles - tool giúp giám sát hệ thống FPT.iHRP. Sau khi chọn một số chức năng để đánh giá, FPT IS GMC phát hiện hệ thống chỉ chạy chậm ở một số tính năng, đây là các điểm nút cổ chai cần giải quyết. Tuy nhiên, việc này không hiệu quả do quá trình điều chỉnh các nhân viên có phần cảm tính và thiếu công cụ giám sát.

Tìm hiểu và học hỏi từ các đồng nghiệp ở những đơn vị khác của FPT IS, FPT Software, tác giả quyết định xây dựng tool để monitor performance query của MSSQL Server. iProfiles là tool chạy song song với phần mềm iHRP để tracking query.

Cụ thể, iProfiles dựa vào các log dữ liệu của Microsoft SQL Server, xuất các báo cáo phân tích thống kê, chẳng hạn 100 thắc mắc tốn tài nguyên nhất. Từ các số liệu thống kê này, người dùng và FIS GMC xác định được nguyên nhân gây chậm hệ thống, đưa ra các giải pháp khắc phục, cải tiến tối ưu performance (tuning).

Tháng 6/2015 có ý tưởng, đến tháng 10/2015, đội dự án đã ra phiên bản iProfiler 1.0 (cung cấp 10 báo cáo phân tích). Hiện nay, iProfiler ở phiên bản 1.3 (13 báo cáo, dashboard, alert warning auto).

iProfiles hiện dùng cho phần mềm core FPT.iHRP của FPT IS GMC, tính đến nay có 10 dự án áp dụng iProfiler như Sacom, Masan, Duy Tân, FE Credit...

Sáng tạo cuối cùng có tác động đến đông người nhà F nhất: Khoảng 20.000 CBNV của FPT Software, FPT Telecom và sắp tới là FPT IS. SSC Portal - tool cho phép tạo lập, thực hiện các công việc/quy trình liên quan đến nhiều bộ phận tại các địa điểm khác nhau - của anh Tô Trọng Hiếu, FPT Software.

Tác giả Tô Trọng Hiếu có sáng tạo tác động đến đông đơn vị và người dùng nhà F nhất: 4 công ty thành viên và hơn 20.000 người.

Trước đây, khi người dùng thực hiện đề xuất mua laptop, quy trình giải quyết sẽ phải qua các bộ phận như AF (duyệt về ngân sách), IT (duyệt về cấu hình), Procurement (thực hiện mua sắm)… Tất cả việc này đều thực hiện bằng email, người dùng sẽ phải đẩy thông tin các bộ phận liên quan khi hoàn thành xong từng bước thủ công, mất nhiều thời gian. Tương tự là hàng trăm tác vụ (workflow) khác.

Từ năm 2012, anh Tô Trọng Hiếu đã có ý tưởng tạo ra một tool thống nhất giúp thực hiện tất cả tác vụ của HR, IT… thay vì xử lý bằng email, tool riêng không đồng bộ gây khó khăn cho người dùng.

Tháng 7/2014, sản phẩm được áp dụng tại FPT Software HCM. Cùng thời điểm, FPT Software triển khai dự án Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC) - quy tất cả dịch vụ chung về một mối. Sau khi cân nhắc rất nhiều tool (kể cả của nước ngoài), đội dự án SSC đã chọn tool của tác giả Tô Trọng Hiếu để phát triển. Đến 11/2014, SSC portal chính thức được ra mắt với hơn 100 tác vụ và được sử dụng cho toàn bộ Phần mềm FPT.

SSC Portal là tool cho phép người dùng tự tạo lập các tác vụ và apply sử dụng cho toàn bộ người dùng cuối. Có tính tùy biến cao và dễ dàng ‘nhúng’ vào các hệ thống sẵn có, hiện sản phẩm có gần 200 workflow thuộc các mảng: Nhân sự, hành chính, mua hàng, IT… SSC Portal giúp giảm thời gian xử lý công việc, trung bình một ngày giải quyết 4.000-5.000 tasks, mỗi task giảm 2-3 phút khiến tổng thời gian giảm 250 giờ/ngày.

FPT Telecom đã mua tool này và chính thức triển khai từ 3/2017. FPT IS đã ký hợp đồng mua và sẽ triển khai trong năm 2017.

>> Cập nhật 'hot trend', hai chàng trai FPT Telecom giành giải Vàng iKhiến

Chi Vy