Từ dân kéo cáp thành chủ nhân sáng tạo nhiều người dùng nhất nhà F

Cần cấp quyền cho các đồng nghiệp vào Inside, hệ thống quản trị của FPT Telecom, chị Mai Thị Lộc, Cán bộ Hành chính - Nhân sự FPT Telecom Ninh Thuận, thao tác chưa đầy 2 phút trên SSC Portal trước khi nhấn nút chuyển. Ticket tự động "bay" đến những bộ phận liên quan xử lý. 7 phút sau, khi đang xử lý các hồ sơ ứng uyển, SSC Portal thông báo tác vụ của Lộc mới tạo đã hoàn tất. 4 đồng nghiệp mới được cấp quyền vào Inside để cập nhật công việc.

Người FPT Telecom sử dụng SSC Portal giúp giảm thời gian và nguồn lực.

“Thật nhanh chóng và tiện lợi, tránh việc email qua lại nhiều lần”, chị Lộc nói. “SSC Portal rất tiện cho các bạn mới, cần yêu cầu gì trên hệ thống có sẵn file, chỉ cần tạo trên đó và add vào. Trước đây chúng tôi hay xin file từ các chi nhánh bạn, nhiều khi file cũ hoặc không chuẩn, rất bất tiện và mất thời gian”.

Từ tháng 8, Lộc và hơn 7.000 CBNV FPT Telecom trên toàn quốc có thể lên mạng yêu cầu các nghiệp vụ của khối nhân sự, hành chính, IT, kế toán... thay cho việc gửi email hay văn bản giấy. Sản phẩm đậm chất công nghệ này là SSC Portal do một người "từng kéo cáp" sáng tạo nên. Tuy nhiên, đây không phải là hệ thống của nhà "Cáo". Nó là tool của FPT Software do tác giả Tô Trọng Hiếu, Phó Ban CNTT, sáng tạo. FPT Telecom là khách hàng nội bộ đầu tiên sử dụng sản phẩm vừa giành giải Vàng i Khiến số tháng 10.

Tốt nghiệp ngành Điện tử - Viễn thông, ĐH Bách khoa Hà Nội, năm 2002, anh Hiếu gia nhập một nhà mạng thuộc khối Nhà nước. Bên cạnh việc chính là kéo cáp Internet, nửa đêm anh Hiếu còn phải mang USB chứa dữ liệu của báo Quân đội ra nhà in để 6h sáng các tờ báo mới phủ sóng khắp các sạp. “Hồi đó, đường truyền 128 Kbps là ghê rồi. Nhưng file in của tòa soạn toàn mấy chục Mb nên không thể gửi được”, anh Hiếu nhớ lại.

Nghỉ việc, chàng kỹ sư trẻ chuyển qua văn phòng Huawei, chuyên nghiên cứu hệ thống cáp quang và được ngồi phòng máy lạnh. Thêm một lần nhảy qua LG, anh Hiếu gia nhập bộ phận CNTT của FPT Software đúng ngày Quốc tế phụ nữ 8/3/2004.

Anh Tô Trọng Hiếu - chủ nhân sáng tạo - trong buổi trình bày sản phẩm với Hội đồng thẩm định giải i Khiến (số tháng 10). Kết quả, SSC Portal giành giải Vàng i Khiến kỳ 7. Đây cũng là lần đầu tiên FPT Software được vinh danh trong cuộc thi.

Làm việc được 7 năm, khi FPT Software HCM sắp chuyển từ E-Town (Tân Bình) về nhà mới ở F-Town, quận 9, anh Hiếu được điều động vào chuẩn bị di dời hệ thống. Chưa xong việc, nhưng nhận thấy môi trường năng động và các điều kiện phù hợp, chàng trai Hà Nội đã email cho quản lý cùng Giám đốc FPT Software HCM để xin chuyển biên chế vào Sài Gòn. Ý tưởng của anh Hiếu ngay lập tức được ủng hộ. “Cuộc đời xô đẩy đến môi trường phù hợp và thú vị hơn”, anh Hiếu cười lý giải.

Chia sẻ về SSC Portal, chủ nhân ý tưởng cho rằng đã nhìn thấy "vấn đề" trong cách vận hành từ khi còn làm việc tại FPT Software Hà Nội. Những trải nghiệm về quy trình dịch vụ nội bộ tốn thời gian và nguồn lực đã nảy sinh ý tưởng về một tool giúp đỡ việc xử lý tác vụ trở nên đơn giản hơn. “Nhưng hồi ấy không thể xử lý. Công việc cứ cuốn đi nên chưa có thời gian để bắt tay làm”, anh Hiếu nhớ lại.

Theo Phó Ban CNTT, ở nước ngoài, bài toán về quy trình tác vụ - Workflow - được giải từ rất lâu rồi. Nhưng khi các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - quản trị nguồn lực doanh nghiệp) vào Việt Nam, kể cả FPT, chỉ mới áp dụng một phần về nhân sự, tài chính. Và dịch vụ nội bộ thuộc dạng đặc thù.

“Đấy chính là khe cửa hẹp mà tôi muốn hóa giải. Từ khóa là nhỏ, gọn, làm được ngay và phải tương thích”, Phó Ban CNTT FPT Software đặt đề bài cho chính mình. Ngoài công việc chuyên môn, mỗi ngày anh Hiếu tranh thủ một ít thời gian để vẽ vẽ, sửa sửa những hình hài đầu tiên của SSC Portal.

Tool hóa dịch vụ nội bộ từ chính người trong cuộc với quy trình đặc thù Việt Nam là nơi ứng dụng có dịp phô diễn hết những điểm mạnh. Nghĩ ra ý tưởng đã không dễ thì khi bắt tay vào làm lại càng khó hơn. Xuất thân là kỹ sư Điện tử - Viễn thông và lĩnh vực chuyên môn là CNTT nhưng anh Hiếu không biết code - lập trình. Owner - chủ nhân ý tưởng chứng minh tính logic của ứng dụng bằng Excel.

Tình cờ, dịp đó có một cử nhân CNTT email cho anh Hiếu để tìm hiểu vị trí ứng tuyển hoặc thực tập. "Buồn ngủ gặp chiếu manh", hai anh em cùng bắt tay hiện thực hóa ý tưởng: anh Hiếu thiết kế, quản lý hạ tầng và cũng là người kiểm thử. Cộng tác viên thực tập chỉ lo code. “Khi đó, tôi không nghĩ nó sẽ "ra gì", chỉ đơn giản là muốn giảm công sức cho chính mình và hàng nghìn đồng nghiệp”, anh Hiếu nói. SSC Portal khởi đầu trong mối hoài nghi, không chỉ từ đồng nghiệp mà ngay cả cha đẻ ý tưởng cũng còn không ít băn khoăn.

Khi việc đã hòm hòm, chủ nhân ý tưởng SSC Portal quyết "đập đi làm lại". Lý do là khởi đầu chậm, nhà phát triển còn mắc thêm một sai lầm nghiêm trọng, là sử dụng nền tảng .Net khó tương thích với các công nghệ mới. Điều này khiến cho sản phẩm ban đầu gặp nhiều lỗi, việc phát triển tiếp tưởng như rơi vào ngõ cụt.

“Tôi quyết định đập đi làm lại, dù năm 2013 SSC Portal đã "có gì đó rồi". Sản phẩm mới được xây dựng trên nền tảng Java”, anh Hiếu nhớ lại hoàn cảnh giống như xây một căn nhà hoàn toàn mới - đập đi, làm lại từ đầu, sau một quá trình vật lộn, điều chỉnh.

Vừa cắp sách đi học chuẩn ISO 20.000, anh Hiếu cũng đồng thời đưa hết ý tưởng (concept) vào đứa con tinh thần để đảm bảo sản phẩm không lạc hậu. Dịch vụ đầu tiên của phiên bản mới là mảng CNTT - dịch vụ nơi anh Hiếu đang làm quản lý.

Chọn Nam tiến, anh Hiếu đã tạo dấu ấn trong sự nghiệp bằng sản phẩm được nhiều đơn vị và đồng nghiệp FPT dùng nhất. Chàng trai Hà Nội cũng kịp kết duyên với nữ đồng nghiệp FPT Software HCM và hiện có hai bé đáng yêu. "Bản quyền sản phẩm thuộc công ty. Mỗi lần FPT Software bán SSC Portal, tôi chỉ đủ tiền uống bia thôi", anh Hiếu vui vẻ tiết lộ.

Là công ty công nghệ nên IT có lịch sử phát triển về dịch vụ nhưng khởi đầu chỉ là dịch vụ đơn lẻ chứ chưa có kết nối. Từng phòng đều biết rõ quy trình dịch vụ của mình nhưng bức tranh toàn cảnh thì chưa. Anh Hiếu lại mày mò, lê la qua tất cả phòng ban để nói chuyện với từng đơn vị. “SSC Portal phải hiểu hết quy trình dịch vụ. Kết nối đa phòng ban mất khoảng một năm mới hoàn thành”, chủ nhân ý tưởng chia sẻ.

Sản phẩm hoàn chỉnh đầu tiên chính là Day One - chuỗi dịch vụ cho đồng nghiệp ngày đầu tiên gia nhập FPT Software - ra mắt tháng 7/2015 với hàng loạt tác vụ như: Thẻ từ, hợp đồng, đào tạo… “Day One rất nhạy cảm bởi cái gì cũng là đầu tiên. Và chúng tôi chọn chuỗi dịch vụ liên phòng ban này để ai vào công ty cũng được tiếp đón đầy đủ và chu đáo. Đồng nghiệp mới sẽ có ấn tượng tốt về công ty ngay từ đầu”, chủ nhân ý tưởng SSC Portal lý giải.

Trùng thời điểm, tháng 11/2015, FPT Software thay đổi cơ cấu tổ chức của khối hỗ trợ, chuyển các dịch vụ nội bộ về một mối, gọi là Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC). Khi ấy, nhà Phần mềm mua ManageEngine của nước ngoài - tool hàng đầu thế giới về dịch vụ nội bộ. Tuy nhiên, điểm yếu là xử lý tác vụ liên phòng ban. Sau nhiều cân nhắc, FPT Software chọn sản phẩm do anh Tô Trọng Hiếu phát triển.

Từ ngày 1/12/2015, Cổng thông tin - dịch vụ (Portal) đã chính thức vận hành cho gần 3.000 CBNV FPT Software HCM (F-Town) sử dụng. 117 dịch vụ thuộc các mảng nhân sự, hành chính, mua hàng, IT… được tung ra trong phiên bản đầu tiên này. 65 nhân sự trong các bộ phận liên quan tại các FSU được chuyển về hợp nhất với khối hỗ trợ của F-Town để trở thành SSC HCM.

Hiện tại, số quy trình tác vụ đã lên đến con số gần 200. Thống kê cho thấy, với tần suất sử dụng hằng ngày tại các phòng, ban của FPT Software, trung bình mỗi tháng, hệ thống này giúp đơn vị giải quyết được khoảng 4.000 yêu cầu. Ứng dụng giúp giảm thời gian xử lý công việc, trung bình một ngày giải quyết 4.000-5.000 tasks, mỗi task giảm 2-3 phút khiến tổng thời gian giảm 250 giờ/ngày.

Anh Đỗ Văn Khắc, CIO kiêm CQO FPT Software, cho rằng Portal là một bước tiến quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ cho khối lượng người ngày một lớn của Phần mềm FPT. “Các yêu cầu được theo dõi và quản lý tập trung, trạng thái của yêu cầu được hiển thị cho cả người dùng và nhóm SSC giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai phía. Đồng thời, việc áp dụng cấu trúc này cung cấp cho quản lý hoạt động nội bộ một bức tranh tổng thể  về chất lượng và năng suất của dịch vụ SSC”, anh Khắc chia sẻ.

Nhận thấy tính ưu việt của tool, năm 2016, FPT Telecom cũng đã tiếp cận và tìm hiểu. Sau 6 tháng mô hình hóa quy trình nội bộ, Viễn thông FPT đã sử dụng dịch vụ này từ tháng 12/2016, và FPT Japan đưa vào dùng từ đầu năm 2017, nâng tổng số người hưởng lợi từ hệ thống lên tới 20.000 người. Anh Hiếu khẳng định, sản phẩm đã hoàn thiện. Với mỗi đơn vị mới, kể cả trong hay ngoài FPT, bộ phận liên quan chỉ cần "vẽ" quy trình là sử dụng được ngay.

Theo chị Phạm Thị Thanh Hoa, COO FPT Japan, SSC Portal đang là cứu cánh cho Khối đảm bảo trong bối cảnh lượng nhân sự tăng nhanh và mạnh, luân chuyển nhiều. “Portal giúp cải thiện kênh liên lạc công việc giữa nhân viên và khối đảm bảo, giúp cho sự phối hợp công việc giữa các nhóm mượt hơn”, chị Hoa chia sẻ. “Tuy nhiên, do đặc thù của FPT tại Nhật có nhiều điểm khác FPT Software nên chúng tôi đang phải tiếp tục tùy chỉnh các quy trình nghiệp vụ hoặc tạo ra các ticket mới phù hợp”.

Sở hữu lượng người dùng lớn nhất nhà F, SSC Portal sẽ sớm phủ sóng mọi công ty thành viên và hơn 30.000 CBNV FPT khi CEO Bùi Quang Ngọc vừa yêu cầu các đơn vị, từ tập đoàn đến các công ty, cùng nghiên cứu để xây dựng một hệ thống quy trình để có thể dùng chung dịch vụ chia sẻ cho tập đoàn.

Không chỉ nhà F, ứng dụng đang đứng trước cơ hội thành nền tảng dịch vụ nội bộ cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. “Khá nhiều công ty trong lĩnh vực tài chính, giáo dục… liên hệ để mua sản phẩm. Tôi được mời trình bày với tư cách chủ nhân của ý tưởng trong khi sở hữu sản phẩm là FPT Software”, anh Tô Trọng Hiếu tiết lộ. “Như việc bán bản quyền cho FPT Telecom, tôi chỉ được nhận một khoản tượng trưng đủ uống bia”.

>> FPT Software lần đầu có giải Vàng iKhiến sau 7 kỳ tranh tài

Nguyên Văn