'Nghề thư ký tạo cơ hội học hỏi và thăng tiến'

Chiều ngày 22/5, Trường Đào tạo Cán bộ FPT (FCU) phối hợp với Văn phòng FPT (FAD) tổ chức khóa học “Thư ký lãnh đạo” cho gần 30 thư ký lãnh đạo ngành dọc.

Với nhiều năm kinh nghiệm làm thư ký và dưới góc nhìn của một nhà lãnh đạo, Giám đốc Hoạt động (COO FPT) Hoàng Việt Hà đã chia sẻ nhiều kiến thức hữu ích cho các học viên. Theo anh, những kỹ năng đầu tiên của thư ký là giao tiếp, thái độ và cảm xúc. Nhằm giúp học viên có cơ hội trao đổi và học hỏi lẫn nhau, anh Hà đã đưa ra nhiều bài tập thực hành thú vị.

Anh Hà cũng chỉ ra 5 phẩm chất quan trọng nhất của thư ký là: cẩn thận - chu đáo - nhiệt tình, thông minh, hiểu ý sếp, ham học hỏi và cần mẫn - tận tâm. Để các học viên hiểu rõ hơn về từng phầm chất, anh đã đưa ra bài tập vẽ chân dung thư ký thể hiện một phẩm chất quan trọng nhất. 

Với mỗi phẩm chất, các nhóm đã thể hiện được sự sáng tạo trong hình ảnh và đưa ra được những dẫn chứng cụ thể để chứng minh cho luận điểm của mình. Trong ảnh, Nguyễn Thanh Ly, FPT IS, đại diện nhóm 5 chỉ ra những nét tính cách chính của một thư ký tận tâm thông qua hình vẽ ở hai thời điểm bắt đầu và kết thúc giờ làm việc. "Thư ký tận tâm là người tận tụy với công việc, có tâm huyết và mong muốn gắn bó lâu dài với công việc, luôn tìm thấy sự hứng khởi và niềm đam mê", anh Hà bổ sung thêm.

Các nhóm khác tích cực lắng nghe và đóng góp ý kiến khiến không khí buổi học thêm sôi nổi, hào hứng.

Trình bày về phẩm chất ham học hỏi, chị Long Ánh Tuyết, FPT IS, thay mặt nhóm 4 chỉ ra nhiều yếu tố như một người có trí tuệ, luôn đặt những câu hỏi hay, chăm chỉ tìm hiểu vấn đề qua các kênh thông tin, ham đọc sách... 

Theo COO FPT, nghề thư ký mang lại cơ hội học hỏi vô biên từ việc tham gia các cuộc họp giao ban, theo sát các dự án, tiếp xúc với những lãnh đạo giỏi... Nhiều thư ký nhờ ham học hỏi và biết nắm bắt cơ hội đã được cất nhắc thành lên các vị trí quản lý quan trọng.

Anh chỉ ra những điểm cơ bản của một thư ký chuyên nghiệp như: Trang phục lịch sự, ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, tư duy nhanh nhạy, suy nghĩ độc lập, giỏi kỹ năng, vững nghiệp vụ, hiểu ý sếp, trí nhớ tốt, trung thành, có thể đại diện "sếp" hay làm đại sứ thương hiệu.

Sau phần vẽ chân dung thư ký, các nhóm lại được trải nghiệm thêm một bài tập thực hành khác khá thú vị: Chọn một tình huống khó khăn thường gặp và nêu cách giải quyết.

Sau phần trình bày của mỗi nhóm, anh Hà đã đúc kết và chia sẻ thêm những kinh nghiệm của mình, đồng thời lấy ý kiến góp ý của các nhóm khác để hoàn thiện cách giải quyết vấn đề đã nêu.

Anh Hà trao quà cho nhóm xuất sắc nhất buổi học theo hình thức...bốc thăm. "Tôi thấy ý tưởng tổ chức chương trình rất hữu ích, nội dung phù hợp, tuy nhiên tôi mong muốn được tương tác, nghe chia sẻ kinh nghiệm nhiều hơn từ giảng viên khi đảm nhiệm vị trí thư ký cũng như kinh nghiệm từ các thư ký khác. COO FPT có phong cách giảng dạy, truyền đạt dễ hiểu, chân thành, không khô cứng. Anh chia nhóm và tổ chức hoạt động tư duy theo nhóm là một ý tưởng tốt, nếu có thêm có thêm bước hoàn thiện ý tưởng từ các nhóm và hệ thống hóa theo quy chuẩn thì mọi người sẽ dễ ghi nhớ hơn", thư ký Nguyễn Thị Huyền, FPT Online, chia sẻ.

Thư ký Phạm Ngọc Anh, FPT HO, cho rằng."Các tình huống giảng viên đặt ra trong buổi học đã giúp giải quyết nhiều vấn đề khó khăn của thư ký. Buổi học thực sự rất mở, thoải mái, không gò bó, giảng viên thân thiện, gần gũi. Mọi người được chia nhóm thảo luận, vẽ, trình bày theo sơ đồ nên có nhiều cơ hội trao đổi cởi mở với nhau. Khi cùng nêu ra những tình huống khó, chúng tôi đều rút ra được bài học cho chính mình từ kinh nghiệm của người khác. Đây là dịp tốt để mỗi thư ký được học hỏi các kiến thức hay từ giảng viên và đồng nghiệp".