Chúng ta

'Cán bộ hành chính như người hát bè trầm trong bản nhạc'

Thứ bảy, 3/10/2015 | 09:37 GMT+7

"Công việc của các cán bộ hành chính giống như người hát bè trầm trong một bản nhạc. Nếu không tinh ý người nghe sẽ khó nhận ra, nhưng nếu thiếu đi, bản nhạc sẽ không còn hoàn hảo", chị Nguyễn Khoa Diệu Hiền, Chánh văn phòng FPT Telecom, chia sẻ.

<p> Ngày 2/10, <span style="color:rgb(0,0,0);">hơn 40 cán bộ nhân sự vùng 1, 2, 3 và Công ty Viễn thông Quốc tế FPT đã tham gia seminar</span><span style="color:rgb(0,0,0);"> nhân sự ngành dọc do</span><span style="color:rgb(0,0,0);"> </span>Trung tâm Đào tạo FPT Telecom (FTC) tổ chức<span style="color:rgb(0,0,0);"> tại phòng đào tạo tầng 5, tòa nhà PVI, Cầu Giấy, Hà Nội. </span><span style="color:rgb(0,0,0);">Tại đây, nhân viên hành chính nhân sự các chi nhánh đã được lắng nghe những chia sẻ và giải đáp của</span><span style="color:rgb(0,0,0);"> các cán bộ quản lý FPT Telecom về các vấn đề hành chính, tuyển dụng, tổng hội, công đoàn... </span></p>

Ngày 2/10, hơn 40 cán bộ nhân sự vùng 1, 2, 3 và Công ty Viễn thông Quốc tế FPT đã tham gia seminar nhân sự ngành dọc do Trung tâm Đào tạo FPT Telecom (FTC) tổ chức tại phòng đào tạo tầng 5, tòa nhà PVI, Cầu Giấy, Hà Nội. Tại đây, nhân viên hành chính nhân sự các chi nhánh đã được lắng nghe những chia sẻ và giải đáp của các cán bộ quản lý FPT Telecom về các vấn đề hành chính, tuyển dụng, tổng hội, công đoàn... 

<p> <span style="color:rgb(0,0,0);">Theo chị Nguyễn Khoa Diệu Hiền, Chánh Văn phòng FPT Telecom, công việc của các cán bộ hành chính giống như người hát bè trầm trong một bản nhạc, nếu không tinh ý người nghe sẽ khó nhận ra, nhưng nếu thiếu đi bản nhạc sẽ không còn hoàn hảo. "Các bạn thường phải đối diện nhiều khó khăn và áp lực, công việc phát sinh nhiều, khoảng cách địa lý xa HO gây khó khăn khi tương tác, phải phục vụ nhiều bộ phận nên khó làm hài lòng tất cả mọi người...", chị Hiền nói.</span></p>

Theo chị Nguyễn Khoa Diệu Hiền, Chánh Văn phòng FPT Telecom, công việc của các cán bộ hành chính giống như người hát bè trầm trong một bản nhạc, nếu không tinh ý người nghe sẽ khó nhận ra, nhưng nếu thiếu đi bản nhạc sẽ không còn hoàn hảo. "Các bạn thường phải đối diện nhiều khó khăn và áp lực, công việc phát sinh nhiều, khoảng cách địa lý xa HO gây khó khăn khi tương tác, phải phục vụ nhiều bộ phận nên khó làm hài lòng tất cả mọi người...", chị Hiền nói.

<p> Chia sẻ cảm nhận về công việc, chị Đỗ Thị Ngọc Lê, chi nhánh Hải Phòng, người có hơn 8 năm gắn bó với nghề hành chính nhân sự, tâm sự: "Từ nhỏ, tôi đã thích làm công việc "bàn giấy" và sau này ra trường chọn FPT Telecom, tôi cảm thấy đây chính là việc mà mình yêu  thích. Tôi chưa từng hối tiếc khi chọn lựa nghề này". Ngoài ra, chị Lê cũng nêu ra những khó khăn mà chi nhánh thường gặp liên quan đến các thủ tục thanh toán tài chính và đã được chị Hiền giải đáp kịp thời.</p>

Chia sẻ cảm nhận về công việc, chị Đỗ Thị Ngọc Lê, chi nhánh Hải Phòng, người có hơn 8 năm gắn bó với nghề hành chính nhân sự, tâm sự: "Từ nhỏ, tôi đã thích làm công việc "bàn giấy" và sau này ra trường chọn FPT Telecom, tôi cảm thấy đây chính là việc mà mình yêu  thích. Tôi chưa từng hối tiếc khi chọn lựa nghề này". Ngoài ra, chị Lê cũng nêu ra những khó khăn mà chi nhánh thường gặp liên quan đến các thủ tục thanh toán tài chính và đã được chị Hiền giải đáp kịp thời.

<p> Phạm Thùy Liên, chi nhánh Quảng Ninh, mô tả khó khăn về việc đảm bảo tiến độ in ấn phụ lục khuyến mãi sao cho kịp với thời gian bán hàng của kinh doanh. Do địa hình trải dài, khoảng cách các Văn phòng Giao dịch cách xa nhau nên khi nhận phụ lục vào ngày cuối tháng, đơn vị khó chuyển kịp đến tay sales để triển khai bán hàng vào tháng mới.</p>

Phạm Thùy Liên, chi nhánh Quảng Ninh, mô tả khó khăn về việc đảm bảo tiến độ in ấn phụ lục khuyến mãi sao cho kịp với thời gian bán hàng của kinh doanh. Do địa hình trải dài, khoảng cách các Văn phòng Giao dịch cách xa nhau nên khi nhận phụ lục vào ngày cuối tháng, đơn vị khó chuyển kịp đến tay sales để triển khai bán hàng vào tháng mới.

<p> Để cải tiến các hoạt động hành chính tại chi nhánh, chị Hiền cho rằng, mỗi nhân viên hành chính nhân sự cần nỗ lực làm tốt nhất, đầy đủ và chính xác nhất các mảng việc định kỳ hằng ngày. Đồng thời giải quyết gọn gàng, nhanh chóng các việc phát sinh, nắm bắt rõ mô tả quá trình hành chính, sắp xếp lưu giữ hồ sơ có hệ thống. Ngoài ra phải tận tâm, chi tiết trong từng tác nghiệp và tiếp tục thực hành tiết kiệm. "Thêm vào đó, các bạn cần phát huy mạnh mẽ việc thực hiện 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) để giữ hình ảnh quầy giao dich sạch hơn, đẹp hơn và năng suất cao hơn", chị Hiền nhắn nhủ.</p>

Để cải tiến các hoạt động hành chính tại chi nhánh, chị Hiền cho rằng, mỗi nhân viên hành chính nhân sự cần nỗ lực làm tốt nhất, đầy đủ và chính xác nhất các mảng việc định kỳ hằng ngày. Đồng thời giải quyết gọn gàng, nhanh chóng các việc phát sinh, nắm bắt rõ mô tả quá trình hành chính, sắp xếp lưu giữ hồ sơ có hệ thống. Ngoài ra phải tận tâm, chi tiết trong từng tác nghiệp và tiếp tục thực hành tiết kiệm. "Thêm vào đó, các bạn cần phát huy mạnh mẽ việc thực hiện 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng) để giữ hình ảnh quầy giao dich sạch hơn, đẹp hơn và năng suất cao hơn", chị Hiền nhắn nhủ.

<p> Ngoài ra, các CBNV cũng được anh Nguyễn Quốc Chư, Trưởng phòng Tuyển dụng FPT Telecom, bật mí những bí quyết, kỹ năng tuyển dụng hiệu quả nhằm tìm kiếm nhân tài cho công ty.</p>

Ngoài ra, các CBNV cũng được anh Nguyễn Quốc Chư, Trưởng phòng Tuyển dụng FPT Telecom, bật mí những bí quyết, kỹ năng tuyển dụng hiệu quả nhằm tìm kiếm nhân tài cho công ty.

<p> Anh cho rằng, cán bộ hành chính nhân sự chi nhánh đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng người tài phục vụ cho việc phát triển kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, hiện nay, việc tuyển dụng của nhiều chi nhánh vẫn chưa đạt hiệu quả cao, ngay từ việc đăng tin trên các website cũng chưa chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Anh đã giao bài tập cho các nhóm cùng viết tin tuyển dụng vị trí nhân viên dịch vụ khách hàng để thảo luận và rút kinh nghiệm.</p>

Anh cho rằng, cán bộ hành chính nhân sự chi nhánh đóng vai trò quan trọng trong việc tuyển dụng người tài phục vụ cho việc phát triển kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, hiện nay, việc tuyển dụng của nhiều chi nhánh vẫn chưa đạt hiệu quả cao, ngay từ việc đăng tin trên các website cũng chưa chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Anh đã giao bài tập cho các nhóm cùng viết tin tuyển dụng vị trí nhân viên dịch vụ khách hàng để thảo luận và rút kinh nghiệm.

<p> Bàn về các kênh tuyển dụng hiệu quả, các học viên đã góp ý nhiều phương án hay như: kênh online, tờ rơi, sự hỗ trợ nội bộ, chủ động tìm kiếm ứng viên trên mạng, trao đổi thông tin qua hội những người cùng nghề, gửi tin nhắn qua nhà mạng di động... "Những phương pháp này không mới nhưng cần được khai thác đúng và hiệu quả", anh Chư cho biết.</p>

Bàn về các kênh tuyển dụng hiệu quả, các học viên đã góp ý nhiều phương án hay như: kênh online, tờ rơi, sự hỗ trợ nội bộ, chủ động tìm kiếm ứng viên trên mạng, trao đổi thông tin qua hội những người cùng nghề, gửi tin nhắn qua nhà mạng di động... "Những phương pháp này không mới nhưng cần được khai thác đúng và hiệu quả", anh Chư cho biết.

<p> Ngoài ra, anh Chư cũng lưu ý việc đánh giá ứng viên ngay từ vòng lọc hồ sơ, phỏng vấn. Chia sẻ về vấn đề này, chị Nguyễn Thanh Thủy, người đã gắn bó kỳ cựu với chi nhánh Nam Định, cho rằng, cần tổng hòa tất cả yếu tố nổi bật của ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.</p>

Ngoài ra, anh Chư cũng lưu ý việc đánh giá ứng viên ngay từ vòng lọc hồ sơ, phỏng vấn. Chia sẻ về vấn đề này, chị Nguyễn Thanh Thủy, người đã gắn bó kỳ cựu với chi nhánh Nam Định, cho rằng, cần tổng hòa tất cả yếu tố nổi bật của ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.

<p> Để minh họa, chị Thủy và chị Phạm Thị Thanh Toan - GĐ Nhân sự FPT Telecom, đã nhập vai vào cuộc phỏng vấn tuyển chọn nhân viên kinh doanh. Bằng sự tự nhiên và hoạt ngôn, chị Toan đã diễn khá "ngọt" hình ảnh một sinh viên mới ra trường muốn tìm việc làm nhưng còn khá mơ hồ và ảo tưởng về bản thân.</p>

Để minh họa, chị Thủy và chị Phạm Thị Thanh Toan - GĐ Nhân sự FPT Telecom, đã nhập vai vào cuộc phỏng vấn tuyển chọn nhân viên kinh doanh. Bằng sự tự nhiên và hoạt ngôn, chị Toan đã diễn khá "ngọt" hình ảnh một sinh viên mới ra trường muốn tìm việc làm nhưng còn khá mơ hồ và ảo tưởng về bản thân.

<p> Qua đó, chị Toan nhấn mạnh, việc tuyển dụng cần có kinh nghiệm và con mắt tinh tế. Cán bộ hành chính nhân sự không nên phó mặc việc phỏng vấn cho Trưởng phòng Kinh doanh và GĐ chi nhánh mà cần trực tiếp tham gia vào quá trình này. Khi đó, mỗi người sẽ học hỏi được nhiều kinh nghiệm để lựa chọn người tài, nâng cao vai trò và vị thế trong công việc. Tuyển người không chỉ chú ý thành tích ghi trong hồ sơ mà cần chú ý mọi yếu tố từ ánh mắt, khuôn mặt, cách đi đứng, ăn mặc, sức khỏe... để  tìm được người phù hợp nhất chứ không phải người giỏi nhất. Người làm nhân sự nên đọc kỹ hồ sơ, tìm hiểu về mỗi vị trí, từ đó nghĩ những câu hỏi phù hợp, học cách hỏi gợi mở để tìm ra tố chất thật sự của ứng viên.</p>

Qua đó, chị Toan nhấn mạnh, việc tuyển dụng cần có kinh nghiệm và con mắt tinh tế. Cán bộ hành chính nhân sự không nên phó mặc việc phỏng vấn cho Trưởng phòng Kinh doanh và GĐ chi nhánh mà cần trực tiếp tham gia vào quá trình này. Khi đó, mỗi người sẽ học hỏi được nhiều kinh nghiệm để lựa chọn người tài, nâng cao vai trò và vị thế trong công việc. Tuyển người không chỉ chú ý thành tích ghi trong hồ sơ mà cần chú ý mọi yếu tố từ ánh mắt, khuôn mặt, cách đi đứng, ăn mặc, sức khỏe... để  tìm được người phù hợp nhất chứ không phải người giỏi nhất. Người làm nhân sự nên đọc kỹ hồ sơ, tìm hiểu về mỗi vị trí, từ đó nghĩ những câu hỏi phù hợp, học cách hỏi gợi mở để tìm ra tố chất thật sự của ứng viên.

<p> Chị Nguyễn Khánh Linh, Phó Phòng Quản lý cán bộ, chia sẻ sâu hơn với học viên về việc giữ người thông qua việc quản lý cán bộ. Trong đó, chị nhấn mạnh vai trò của cán bộ hành chính trong việc "giữ lửa" cho bộ máy nhân sự tại chi nhánh.</p>

Chị Nguyễn Khánh Linh, Phó Phòng Quản lý cán bộ, chia sẻ sâu hơn với học viên về việc giữ người thông qua việc quản lý cán bộ. Trong đó, chị nhấn mạnh vai trò của cán bộ hành chính trong việc "giữ lửa" cho bộ máy nhân sự tại chi nhánh.

<p> Ngoài ra, các học viên cũng được cập nhật kiến thức mới về hoạt động truyền thông, công đoàn, tổng hội, CSR từ chị Phùng Thu Trang, Trưởng ban Truyền thông FPT Telecom.</p>

Ngoài ra, các học viên cũng được cập nhật kiến thức mới về hoạt động truyền thông, công đoàn, tổng hội, CSR từ chị Phùng Thu Trang, Trưởng ban Truyền thông FPT Telecom.

<p> "Buổi học giúp tôi trau dồi thêm nhiều kiến thức đồng thời nhận ra nhiều lỗ hổng trong công tác hành chính nhân sự của bản thân. Từ đó, tôi rút ra được nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện chính mình. Hy vọng mỗi năm sẽ có nhiều buổi đào tạo chuyên môn như vậy để có sự giao lưu, chia sẻ và gắn kết giữa các chi nhánh với HO", Phạm Thùy Liên, chi nhánh Quảng Ninh, bày tỏ.</p>

"Buổi học giúp tôi trau dồi thêm nhiều kiến thức đồng thời nhận ra nhiều lỗ hổng trong công tác hành chính nhân sự của bản thân. Từ đó, tôi rút ra được nhiều kinh nghiệm để hoàn thiện chính mình. Hy vọng mỗi năm sẽ có nhiều buổi đào tạo chuyên môn như vậy để có sự giao lưu, chia sẻ và gắn kết giữa các chi nhánh với HO", Phạm Thùy Liên, chi nhánh Quảng Ninh, bày tỏ.

Tây Hạ

Ý kiến

()